Expert's corner - 14
U weet natuurlijk hoe u manueel een kost met een privégedeelte dient in te boeken. Hierbij komt heel wat opzoekwerk kijken. Wat is het exacte percentage voor het privégedeelte? Welke boekingsrekening dient gebruikt te worden voor dit privégedeelte? Maar wist u ook dat u dit proces volledig kan automatiseren? Dankzij Sage BOB 50 Expert voert u de boeking van uw kosten op de klassieke manier uit, waarna de opsplitsing volledig automatisch zal plaatsvinden. U verliest niet langer uw tijd met onnodig opzoekwerk en vermindert het risico op eventuele fouten aanzienlijk.
Dit automatisch beheer van het privégedeelte van kosten vereist slechts 2 eenvoudige stappen:
• Het instellen van de kostenrekening.
Beide stappen worden aan de hand van een voorbeeld verklaard.
De eerste stap in het beheer van een privégedeelte voor kosten is het instellen van de algemene rekening waarop ze geboekt zullen worden. Als voorbeeld zullen we een rekening voor de aankoop van brandstof voor de verwarming van een gebouw gebruiken, een kamer van dit gebouw doet dienst voor beroepsdoeleinden. 90% van de brandstofkosten zijn dus voor privégebruik, 10% kan worden toegewezen aan beroepsdoeleinden.
Het instellen van de rekening gebeurt als volgt:
1. De fiche van de kostenrekening voor het professionele gedeelte dient geopend te worden op het tabblad Diverse.
2. Vervolgens wordt in de zone % Privé aangegeven welk percentage van de totale kost als privé beschouwd zal worden. Bij Rekening wordt aangegeven op welke algemene rekening dit privégedeelte geboekt dient te worden.
3. Ten slotte mag de fiche bewaard worden.
De kostenrekening is nu klaar voor gebruik. Om de ingave nog verder te automatiseren, is het aangeraden om ook te verifiëren of alle gewenste instellingen (zoals de Btw-voet etc.) voor de eerder opgegeven Rekening voor het privégedeelte naar wens aangevuld zijn.
Het correct inboeken van de brandstofkost gebeurt op de klassieke manier in Sage BOB 50 Expert. Het volledige factuurbedrag (in dit voorbeeld 2000€) wordt ingeboekt, zodat het manueel uitrekenen van de aparte bedragen voor het professioneel en privégedeelte compleet overbodig wordt.
Bij het bewaren van de boeking zal Sage BOB 50 Expert aanbieden om de opsplitsing uit te voeren zoals al eerder ingesteld werd bij de algemene rekeningen.
Wanneer hierop bevestigend geantwoord wordt, zal de boeking volledig automatisch aangepast worden.
Dankzij deze werkwijze verliest u niet langer uw tijd bij het manueel herberekenen van bedragen, het opzoeken van rekeningnummers, enz. Het inboeken van kosten met een privégedeelte wordt kinderspel.