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GEN – 014

Installation

Premier accès avec des utilisateurs nommés

Comment activer les utilisateurs nommés lors de la mise à jour d'une version Sage BOB 50 ne prenant pas en charge ce type d’utilisateurs ?

Lors de l'entrée dans l'application BOB.exe, une comparaison est effectuée entre le nombre d'utilisateurs définis dans Sage BOB 50 et le nombre d'utilisateurs permis par la licence.

Lorsqu'aucune discordance n'est présente, l'entrée dans l'application s'effectue sans problème.

Discordance entre le nombre d'utilisateurs existants et le nombre d'utilisateurs défini par la licence

Lorsqu'une discordance est constatée, le message d'avertissement suivant apparaît :

Après avoir accepté ce message, une grille reprenant la Gestion des utilisateurs nommés est proposée.

Dans la mesure du possible, Sage BOB 50 active les utilisateurs nommés en fonction de la date de dernière entrée dans une application Sage BOB 50. Si des utilisateurs approbateurs n’ont pas été activés, Sage BOB 50 les sélectionne alors en leur attribuant le statut Sage Approval uniquement.

Attention

Il est nécessaire d'enregistrer les utilisateurs actifs en utilisant le bouton même si la proposition fournie par Sage BOB 50 correspondait directement à la réalité des faits.

 

Lorsque les utilisateurs automatiquement activés par Sage BOB 50 ne reflètent pas la réalité, il est possible d'effectuer manuellement les adaptations nécessaires.

Présentation de l'écran de Gestion des utilisateurs nommés

La fenêtre de Gestion des utilisateurs nommés se présente comme suit :

Bon à savoir

Les colonnes Prestataires, BOB-demat, Approbateur, Approbateur admin et Sage Approval uniquement sont présentes uniquement lorsque les modules et produits respectifs sont disponibles dans la licence.

 

La liste des utilisateurs existants propose, sous forme de colonnes, les éléments essentiels pour décider d'activer ou non un utilisateur nommé, à savoir:

-  Système : la case est cochée lorsque l'utilisateur est défini comme Utilisateur système dans la gestion des utilisateurs du BOBSystem.

-  Maintenance : un utilisateur défini comme Maintenance peut entrer dans l'application BOBSystem.exe et a également accès à l’application Sage BOB 50 en Mode maintenance.

Il n'utilise donc aucun crédit Sage BOB 50.

-  Prestataire (uniquement si la gestion des prestations est disponible dans la licence) : l'utilisateur Sage BOB 50 également Prestataire peut encoder des prestations en BOB-presta.

-  BOB-demat (uniquement si le BOB-demat est disponible dans la licence) : un utilisateur pour lequel la case BOB-demat est cochée peut utiliser l'espace de travail BOB-demat en Sage BOB 50.

Il utilise donc un crédit BOB-demat.

-  Approbateur (uniquement si le Sage Approval est disponible dans la licence) : un utilisateur Approbateur peut approuver des documents en Sage BOB 50 (sauf avis contraire) et sur la plate-forme Sage Approval.

Il utilise donc un crédit Approval et éventuellement un crédit Sage BOB 50.

-  Approbateur Admin (uniquement si le Sage Approval est disponible dans la licence) : la case Approbateur Admin peut uniquement être cochée pour un utilisateur Approbateur. Celui-ci pourra alors également créer/modifier des circuits d'approbation.

-  Sage Approval uniquement (uniquement si le Sage Approval est disponible dans la licence) : la case Sage Approval uniquement peut uniquement être cochée pour un utilisateur Approbateur. Celui-ci pourra uniquement approuver des documents sur le plate-forme Sage Approval.

Il utilise donc un crédit Approval mais aucun crédit Sage BOB 50.

-  Dernier accès : date de dernière entrée dans une application Sage BOB 50.

Bon à savoir

En plus de la case de Sélection, seules les informations permettant de désactiver un crédit Sage BOB 50 peuvent être modifiées : l’utilisateur Maintenance et l’utilisateur Sage Approval uniquement.

 

Configuration manuelle des utilisateurs nommés

La sélection des utilisateurs peut s'effectuer de 3 façons différentes:

1.  Totalement manuelle en cochant la case Sél.

2.  Semi-automatique en cochant la case Sél. pour sélectionner l’un ou l’autre utilisateur avant d’utiliser le bouton qui complétera la sélection en fonction de la date de dernière entrée dans une application Sage BOB 50.

3.  Totalement automatique en utilisant le bouton . Celui-ci sélectionnera les utilisateurs en fonction de la date de dernière entrée dans une application Sage BOB 50. Si des utilisateurs approbateurs n’ont pas été sélectionnés, Sage BOB 50 les sélectionne alors en leur attribuant le statut Sage Approval uniquement.

Bon à savoir

Les boutons et permettent respectivement de sélectionner / désélectionner tous les utilisateurs.

 

La sélection / désélection des utilisateurs nommés met à jour automatiquement le nombre de crédits utilisés en Sage BOB 50. Les pictogrammes et identifient la cohérence ou non du nombre de ces utilisateurs actifs avec la licence.

Un utilisateur sélectionné utilisant un crédit Sage BOB 50 apparaît sur fond vert foncé dans la grille alors qu'un utilisateur sélectionné n'utilisant aucun crédit Sage BOB 50 apparaît sur un fond vert clair.

Une fois la sélection des utilisateurs nommés terminée, il suffit d’enregistrer le travail en utilisant le bouton . Si le nombre d’utilisateurs nommés ne dépasse pas le nombre déterminé par la licence, l’écran d’accueil de l’application BOB.exe apparaît.

Dans le cas contraire, le message d’avertissement suivant survient :

Il est alors possible de quitter la gestion des utilisateurs en utilisant le bouton . Dans ce cas, l’entrée dans l’application BOB.exe est impossible. La prochaine exécution de cette application ouvrira de nouveau l’écran de Gestion des utilisateurs nommés.

Il est par contre également possible de revenir directement dans l’écran de Gestion des utilisateurs nommés pour terminer la sélection en utilisant le bouton .