Overdracht kosten en opbrengstenautomatiseren

ACCT – 008

Ingaven

Hoe kan het overdragen van kosten of opbrengsten geautomatiseerd worden?

Het overdragen van kosten of opbrengsten in Sage BOB 50 kan best aangetoond worden door middel van een praktisch voorbeeld van een brandverzekering. Het overdragen van opbrengsten gebeurt op een gelijkaardige manier.

Praktisch voorbeeld

Elk jaar wordt in de maand maart de facturering van een brandverzekering voor 12 maanden (geldigheid maart van het huidige jaar tot en met februari van het volgende boekjaar) aan € 1000 per maand geboekt. Bij het afsluiten van 2010 wordt de volgende situatie weergegeven via de Financiële analyses:

Boekhouding & Financiën | WorKSpaces | Financiële analyses

Er is duidelijk een verschil van 16,67 % te zien tussen 2010 en 2009 voor de rekening 613100, terwijl de kosten voor de brandverzekering niet verhoogd zijn. Via een dubbelklik op de lijn wordt het detail van de rekening 613100 weergegeven.

Boekhouding & Financiën | WorKSpaces | Financiële analyses

Uit dit scherm kan besloten worden dat het verschil ligt aan de overdracht van € 2000 of 2 maanden van de kost voor de brandverzekering van 2009 naar 2010. Om ook voor 2010 het correcte bedrag van € 12000 te verkrijgen op de rekening 613100 dient dus € 2000, of de kost voor 2 maanden, overgedragen te worden naar het nieuwe boekjaar 2011. Dit gebeurt via de knop onderaan dit detailscherm. In het menu dient Over te dragen kosten gekozen te worden terwijl de lijn met het over te dragen bedrag geselecteerd is.

Tip	De knop bevindt zich in de Historiek algemene rekeningen, Ingaven van DP en het scherm voor de Financiële analyse.

Het venster Over te dragen kosten laat toe om de DP voor overdracht van de kost gedetailleerd in te stellen en daarna aan te maken. De volgende opties kunnen ingesteld worden:

· Ingaverekening: Ligt vast, de rekening waarop de kost geboekt werd.

· Rek. overdracht: De rekening die gebruikt zal worden voor de overdracht.

· Bedrag van de kost: Wordt ingevuld op basis van de eerder geselecteerde lijn in de historiek.

· Uitsplitsing naar: Geeft aan over hoeveel periodes het Over te dragen gedeelte verdeeld zal worden.

· Over te dragen gedeelte: Geeft aan welk gedeelte van de totale kost overgedragen zal worden. Dit bedrag wordt ook weergegeven in het veld onder deze optie. Verschillende verdeelsleutels zij voorgeconfigureerd.

· Beginperiode toe te rekenen: geeft ten slotte aan in welke maand het toerekenen van de kosten zal aanvangen.

Boekhouding & Financiën | WorKSpaces | Financiële analyses | | Over te dragen kost

Ten slotte moet ook bij Instellingen van de diverse post de gangbare informatie voor een dergelijke boeking aangegeven worden.

Een voorbeeld van de aangemaakte diverse post wordt onderaan het scherm getoond.

In het geval van het huidige voorbeeld moeten er 2 maanden overgedragen worden. Het Over te dragen gedeelte wordt dus 2/12 of € 2000. Dit bedrag zal verdeeld worden over 2 maanden (Uitsplitsing naar) te beginnen vanaf januari 2011 (Beginperiode toe te rekenen).

Een klik op de knop zal de betreffende Diverse post aanmaken, die enkel nog opgeslagen en gecentraliseerd dient te worden.

Boekhouding & Financiën | WorKSpaces | Beheer van de ingaven

Het resultaat bij de Financiële analyse (na een klik op ) komt nu overeen met het gewenste resultaat.

Boekhouding & Financiën | WorKSpaces | Financiële analyses

Via het scherm Situatie van de overgedragen kosten kunnen deze overgedragen kosten zichtbaar gemaakt worden.

Raadplegen | Kosten en opbrengsten op voorhand vastgesteld | Situatie van de overgedragen kosten

Er blijft nu echter nog wel 2 x € 1000 of 2 maanden verzekering over die moeten worden geboekt als kost voor de betreffende maanden.

Het boeken als kost zal gebeuren via een diverse post en dit bijvoorbeeld aan het begin van elke maand (1 januari en 1 februari in het voorbeeld). Dit gebeurt via het scherm Ingaven D.P. middels een klik op de knop , menuoptie Toe te rekenen kosten en opbrengsten.

Boekhouding & Financiën | WorKSpaces | Beheer van de ingaven

Sage BOB 50 zal aan de hand van de waarde in het vak Periode bepalen welke bedragen geboekt moeten worden als kost (gebaseerd op de waarde Beginperiode toe te rekenen uit het scherm Over te dragen kosten). De Instellingen van de diverse post worden normaal gezien, op uitzondering van de Datum, automatisch aangevuld.

Opgelet

Bij het overdragen van kosten zal Sage BOB 50 een code toevoegen in het commentaar van de boeking. Deze code wordt gebruikt voor het toerekenen van de kosten en mag dus nooit verwijderd worden.

Een voorbeeld van de diverse post wordt weergegeven onderaan het scherm en deze post zal ook werkelijk aangemaakt worden na een klik op de knop . Deze diverse post moet enkel nog opgeslagen en gecentraliseerd worden om voor de betreffende maand de kost toe te rekenen.

Boekhouding & Financiën | WorKSpaces | Beheer van de ingaven

Via de Situatie van de overgedragen kosten wordt duidelijk gemaakt dat er voor de maand januari geen over te dragen kosten meer zijn.

Raadplegen | Kosten en opbrengsten op voorhand vastgesteld | Situatie van de overgedragen kosten

Tip

Het overdragen van kosten moet niet verplicht op het einde van het boekjaar gebeuren. Het is ook mogelijk om dit direct na de boeking van de kost te doen en daarna elke volgende maand de kost toe te rekenen. Zo wordt de verdeling van de kost getoond als er bijvoorbeeld maandelijkse raadplegingen plaatsvinden.

Het overdragen van opbrengsten verloopt volledig analoog aan het overdragen van kosten.