Printervriendelijke versie

Overzicht

Aanmaken van een categorie

Aanmaken van een contactpersoon

Aanmaken van de aanmaningen

ACCT – 044

Aanmaningen

Aanmaningen aan een bepaalde persoon zenden

Hoe kunnen de betalingsaanmaningen naar een bepaalde persoon verzonden worden?

Sage BOB 50 laat toe om de betalingsaanmaningen te richten aan een contactpersoon voor een bepaalde derde. Dit is mogelijk via de optie Gepersonaliseerd per categorie. Om gebruik te maken van deze functie is het nodig om een personencategorie aan te maken en deze categorie vervolgens te gebruiken bij het aanvullen van het personenbestand. Zo kan de aanmaning gericht worden aan een persoon met een specifieke categorie. Dit proces verloopt in 3 stappen:

·     Het aanmaken van een categorie.

·     Het aanvullen van personenbestand.

·     Het instellen van de optie Gepersonaliseerd per categorie bij aanmaken van de betalingsaanmaningen.

De werkwijze wordt in de volgende stappen besproken.

Aanmaken van een categorie

1.   De Tabel personencategorie wordt geopend.

Boekhouding & Financiën | Bestand | Categorieën | Personen

2.   De knop  voegt een nieuwe fiche toe.

3.   De Referentie voor de nieuwe categorie dient opgegeven te worden.

4.   Er dient ook een Omschrijving opgegeven te worden voor de categorie.

5.   De knop  slaat de categorie op.

Boekhouding & Financiën | Bestand | Categorieën | Personen

 

Tip

Het is mogelijk om een standaard personencategorie op te geven. Deze zal automatisch toegewezen worden wanneer een nieuwe Personenfiche aangemaakt wordt.

Aanmaken van een contactpersoon

1.   Het Personenbestand dient geopend te worden.

Boekhouding & Financiën | Bestand | Personen

2.   De knop  voegt een nieuwe fiche toe.

3.   De Naam en Voornaam van de personen worden hier opgegeven.

4.   De knop  selecteert de Onderneming waartoe deze persoon behoort.

Boekhouding & Financiën | Bestand | Personen

5.   De algemene gegevens moeten ook ingevuld worden onder het tabblad Karakteristieken.

Boekhouding & Financiën | Bestand | Personen

 

Tip

Het tabblad Karakteristieken herneemt de contactgegevens en de bijkomende informatie die hoofdzakelijk gebruikt worden voor het aanmaken van betalingsaanmaningen voor de klanten. Deze gegevens bevatten onder andere: de Functie binnen het bedrijf, de Aanspreking die gebruikt zal worden in alle correspondentie met de contactpersoon, het Adres, de Postcode, het Telefoon- en GSM-nummer en ten slotte het E-mailadres van de contactpersoon.

 

Opgelet

Om latere foutmeldingen te voorkomen, is het zeer belangrijk om het E-mailadres voor de elektronische betalingsaanmaningen op te geven.

6.   De Categorie voor het verzenden van betalingsaanmaningen dient gekozen te worden.

Boekhouding & Financiën | Bestand | Personen

7.   De knop  slaat de fiche op.

De volgende stap in de procedure zal bestaan uit het aanmaken van de betalingsaanmaningen, waarbij gebruik gemaakt zal worden van de personencategorie.

Aanmaken van de aanmaningen

1.   Het venster Afdrukken van de aanmaningen dient geopend te worden.

Boekhouding & Financiën | Verwerking | Aanmaningen klanten

2.   De optie Gepersonaliseerd per categorie wordt aangevinkt.

Boekhouding & Financiën | Verwerking | Aanmaningen klanten

3.   De gewenste categorie dient te worden gekozen uit de keuzelijst naast deze optie.

4.   De knop  zal de Berekening opstarten.

Boekhouding & Financiën | Verwerking | Aanmaningen klanten

Na deze stappen zullen de betalingsaanmaningen aangemaakt worden en zullen deze geadresseerd zijn aan de contactpersonen die behoren tot de gekozen categorie (in het tabblad Selectie).

 

Tip

De knop  maakt het verzenden van aanmaningen per E-mail mogelijk.

 

Opgelet

Wanneer de betalingsaanmaningen per brief verstuurd worden, kan het nodig zijn om de Tekst voor de aanmaningen aan te passen om zo gebruik te kunnen maken van de gegevens voor de contactpersoon.