Formaten elektronisch facturatie

INV – 026

Sage eInvoice

Welk bestandsformaat voor elektronische facturatie dient gekozen te worden voor het ontvangen van leveranciersfacturen?

Er zijn tal van bestandsformaten beschikbaar voor het ontvangen leveranciersfacturen. Een lijst van de belangrijkste mogelijkheden wordt verder in dit document beschreven. Sage BOB 50 kan alle formaten (uitgezonder Zoomit) in deze lijst verwerken, dankzij BOB-demat.

Tip	Bepaalde formaten bevatten genieten de voorkeur, aangezien zij zowel de gegevens van het document als hun beschrijving bevatten. Hierdoor kan Sage BOB 50 eenduidig bepalen wat het btw-bedrag, het totale bedrag enz. is. De onderstaande lijst geeft duidelijk aan wanneer dit het geval is.

De mogelijke bestandsformaten zijn:

· PDF (grafisch): een bestandsformaat dat gebruikt wordt voor het elektronisch uitwisselen van documenten tussen (verschillende) informaticasystemen. Grafische PDF-bestanden geven de documenten weer als een of meerdere afbeeldingen, waarbij de gegevens in het document enkel herkend kunnen worden via OCR. Deze herkenning is sterk afhankelijk van de kwaliteit van het document en de verkregen gegeven zijn dus niet altijd even betrouwbaar.

Het gebruik van dit bestandsformaat is dus niet aangeraden.

· PDF (met tekst): een bestandsformaat dat, net zoals het voorgaande, gebruikt wordt voor het elektronisch uitwisselen van documenten tussen (verschillende) informaticasystemen, waarbij de gegevens in tekstformaat aanwezig zijn, terwijl toch de visuele voordelen van een PDF-bestand behouden blijven. Dankzij deze optie kunnen alle gegevens in het document 100% correct ingelezen worden en berust de recuperatie van gegevens niet op de kwaliteit van het document bij OCR-tekenherkenning. De correctheid van de boekhoudkundige verwerking van dit document kan echter niet gewaarborgd worden.

Dit formaat is betrouwbaarder dan een puur grafisch PDF-bestand, maar nog steeds niet aangeraden.

· PDF+: Een PDF-bestand verrijkt met een XML-bestand waarin alle documentgegevens gestructureerd en gecodeerd opgeslagen zijn. Dankzij dit toegevoegde bestand is niet enkel een 100% correcte import van de gegevens mogelijk, maar ook zijn alle gegevens (in tegenstelling tot de eerder vernoemde PDF-formaten) ook nog eens voorzien van een beschrijving zoals: totaalbedrag, btw-bedrag, enz. Op deze manier worden deze steeds correct ingelezen in een boekhoudpakket.

Dit bestandsformaat is omwille van de betrouwbaarheid sterk aangeraden.

· UBL 2.x: een internationaal gestandaardiseerd bestandsformaat dat alle documentgegeven op een gestructureerde en gecodeerde manier bevat. Dit formaat laat een 100% correcte gegevensherkenning en boekhoudkundige verwerking toe, aangezien de gegevens en hun beschrijving (totaalbedrag, btw-bedrag, enz.) in tekstformaat opgeslagen zijn. Dit bestandsformaat is echter niet eenvoudig visueel te raadplegen.

Dit bestandsformaat is aangeraden voor alle niet Belgische documenten.

· e-fff: een uitbreiding van het eerder vernoemde UBL 2.X-formaat met specifieke toevoegingen voor de Belgische (boekhoudkundige) wetgeving, zoals onder andere de OGM of de btw-opsplitsing.

Dit bestandsformaat is aangeraden voor alle Belgische documenten.

· Zoomit: een bestandsformaat dat ontstaan is voor het uitvoeren van betalingen in België en bovendien enkel toegespitst is op gebruik door particulieren.

Dit formaat is niet geschikt voor het verwerken of boeken van facturen door ondernemingen.