Printervriendelijke versie

Expert's corner - 15

Automatiseren van de overdracht van kosten en opbrengsten

Als fiduciaire wordt u natuurlijk wel eens geconfronteerd met kosten of opbrengsten, zoals verzekeringen, die niet enkel gemaakt worden voor de boekingsperiode, maar die in feite gespreid dienen te worden over een langere periode. Sage BOB 50 Expert laat toe om deze kosten of opbrengsten, volledig of gedeeltelijk, toe te rekenen aan een of meerdere periodes, verschillend van de boekingsperiode.

De werkwijze voor het overdragen van kosten of opbrengsten bestaat uit de volgende stappen:

•  Het overdragen van de kost of opbrengst naar een overdrachtsrekening

•  Het toerekenen van de kost of opbrengst aan de gewenste periode(s)

Overdragen van de kost of opbrengst naar een overdrachtsrekening

Het overdragen van kosten of opbrengsten in Sage BOB 50 Expert kan best aangetoond worden door middel van een praktisch voorbeeld van een brandverzekering. Het overdragen van opbrengsten gebeurt op een gelijkaardige manier.

Elk jaar wordt in de maand maart de facturering van een brandverzekering voor 12 maanden (geldigheid maart van het huidige jaar tot en met februari van het volgende boekjaar) aan € 1000 per maand, geboekt. Bij het afsluiten van 2016 wordt de volgende situatie weergegeven via de Financiële analyses:

Er is duidelijk een verschil van 16,67 % te zien tussen 2016 en 2015 voor de rekening 613500, terwijl de kosten voor de brandverzekering niet verhoogd zijn. Via een dubbelklik op de lijn wordt het detail van de rekening 613500 weergegeven.

Uit dit scherm kan besloten worden dat het verschil ligt aan de overdracht van € 2000 of 2 maanden van de kost voor de brandverzekering van 2015 naar 2016. Om ook voor 2016 het correcte bedrag van € 12000 te verkrijgen op de rekening 613500 dient dus € 2000, of de kost voor 2 maanden, overgedragen te worden naar het volgende boekjaar 2017.

Dit gebeurt via de knop onderaan dit detailscherm. In het menu dient Over te dragen kosten gekozen te worden terwijl de lijn met het over te dragen bedrag (aankoop verzekering) geselecteerd is.

Het venster Over te dragen kosten laat toe om de DP voor overdracht van de kost gedetailleerd in te stellen en daarna aan te maken. De volgende opties kunnen ingesteld worden:

•  Ingaverekening: Ligt vast, de rekening waarop de kost geboekt werd.

•  Rek. overdracht: De rekening die gebruikt zal worden voor de overdracht.

•  Bedrag van de kost: Wordt ingevuld op basis van de eerder geselecteerde lijn in de historiek.

•  Uitsplitsing naar: Geeft aan over hoeveel periodes het Over te dragen gedeelte verdeeld zal worden.

•  Over te dragen gedeelte: Geeft aan welk gedeelte van de totale kost overgedragen zal worden. Dit bedrag wordt ook weergegeven in het veld onder deze optie. Verschillende verdeelsleutels zij voorgeconfigureerd.

•  Beginperiode toe te rekenen: geeft ten slotte aan in welke periode het toerekenen van de kosten zal aanvangen.

Ten slotte moet ook bij Instellingen van de diverse post de gangbare informatie voor een dergelijke boeking aangegeven worden.

Een voorbeeld van de aangemaakte diverse post wordt onderaan dit scherm getoond.

Een klik op de knop zal de betreffende Diverse post aanmaken, die enkel nog opgeslagen en gecentraliseerd dient te worden.

Het resultaat bij de Financiële analyse (na een klik op ) komt nu overeen met het gewenste resultaat.

Via het scherm Situatie van de overgedragen kosten kunnen deze overgedragen kosten zichtbaar gemaakt worden.

Toerekenen van de kost of opbrengst aan de gewenste periode(s)

Na de eerder getoonde stappen voor het overdragen van de kost, is er 2 x € 1000 of 2 maanden verzekering die nog geboekt moet worden als kost voor de betreffende maanden.

Het boeken als kost zal gebeuren via een diverse post en dit bijvoorbeeld aan het begin van elke maand (1 januari 2017 en 1 februari 2017 in het voorbeeld). Dit gebeurt via het scherm Ingaven D.P., via een klik op de knop , menuoptie Toe te rekenen kosten en opbrengsten.

Sage BOB 50 Expert zal aan de hand van de waarde in het vak Periode bepalen welke bedragen geboekt moeten worden als kost (gebaseerd op de waarde Beginperiode toe te rekenen uit het scherm Over te dragen kosten). De Instellingen van de diverse post worden, op uitzondering van de Datum, automatisch aangevuld.

Een voorbeeld van de diverse post wordt weergegeven onderaan het scherm en deze post zal ook werkelijk aangemaakt worden na een klik op de knop . Deze diverse post moet enkel nog opgeslagen en gecentraliseerd worden om voor de betreffende maand de kost toe te rekenen.

Via de Situatie van de overgedragen kosten wordt hierna duidelijk gemaakt dat er voor de maand januari geen over te dragen kosten meer zijn.

Voor het toerekenen van de kosten voor de maand februari, dienen nu dezelfde stappen uitgevoerd te worden als voor januari.