BANK – 018

RECUPÉRATION CODA

RECONCILIATION DE FACTURES AVEC DOMICILIATION APPELÉE

Comment empêcher la réconciliation erronée d'un document avec une facture lors de récupération des CODAs contenant des appels de domiciliation (lorsque des factures sont également importées à partir d'un autre logiciel)?

Lorsqu'un logiciel autre que Sage BOB 50 est utilisé pour la création de factures et que celles-ci sont importées par la suite via BOB-link, il peut arriver que la réconciliation automatique qui s'effectue à la récupération des CODAs contenant (éventuellement) des appels de domiciliation, comporte des erreurs (réconciliation avec une mauvaise facture).

Cette situation peut s'expliquer par le fait que Sage BOB 50 se base sur la communication structurée (ou VCS) afin d'effectuer la réconciliation. Il arrive que la communication structurée d'une facture provenant d'un logiciel externe soit identique à celle associée à une autre facture dans Sage BOB 50. Dans ce cas-là, il est évident que la facture ne peut pas être reconnue avec certitude et le risque d'une réconciliation erronée existe. Le risque est d'autant plus important pour les appels de domiciliation.

Cependant, il est possible de paramétrer Sage BOB 50 pour éviter que le problème ne se produise.

Attention

Afin d'utiliser la procédure décrite dans ce document, il est nécessaire de connaître la méthode utilisée par la solution externe pour la gestion des VCS.

Le paramétrage de Sage BOB 50 se déroule comme suit :

1. Se rendre dans les Options.

2. Se positionner sur la page Encodages de la Comptabilité.

Configuration | | Comptabilité | Encodages

3. Renseigner la Borne inférieure et la Borne supérieure pour les communications structurées qui seront générées pour les appels de domiciliation dans Sage BOB 50.

Attention

Les limites de valeurs doivent être définies de sorte que les communications VCS accordées pour Sage BOB 50 ne se chevauchent pas avec celle de la solution externe. De cette manière, il est impossible que diverses factures avec la même VCS existent.

Bon à savoir

Bien qu'un VCS est composée de 12 chiffres, seulement 10 peuvent être renseignés dans ces cases. Les deux derniers chiffres ont une valeur de contrôle et sont automatiquement calculés et ajoutés par Sage BOB 50.

4. Enregistrer les paramètres en cliquant sur le bouton .

Une fois ces étapes correctement effectuées, les communications structurées provenant de Sage BOB 50 et d'une solution externe ne se chevauchent plus.

Bon à savoir

Dans le cas où une réconciliation incorrecte a déjà eu lieu, celle-ci doit être corrigée manuellement.