ACCT – 008
Le moyen le plus efficace pour expliquer l'utilisation de la fonctionnalité des reports de charges et produits en Sage BOB 50 est de l'illustrer par un exemple pratique. L'exemple ci-dessous est relatif au report d'une charge concernant l'assurance incendie.
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Bon à savoir |
Le report des produits pourra être effectué de manière similaire. |
Exemple pratique:
Chaque année, au mois de mars, une facture relative à l'assurance incendie est comptabilisée pour 12 mois (assurance valable de mars de l'année courante à février de l'année suivante). Le montant total de la facture s'élève à 12000€ (1000€ par mois).
A la clôture de l'année 2010, la consultation de l'Analyse financière met en évidence que la charge relative à cette assurance n'a pas été reportée sur l'année suivante:
Comptabilité & Finance | WorKSpaces | Analyses financières
En effet, une différence de 116,67 % entre l'année courante 2010 et l'année précédente 2009 pour le compte général 613100 est actée.
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Bon à savoir |
Le <Double clic> sur la ligne relative au compte 613100 propose le détail des imputations comptables du compte général 613100 pour l'année courante. |
Comptabilité & Finance | Consultation | Comptes généraux
Cette consultation permet de vérifier que:
- L'année 2010 a bien pris en charge les 2000€ initialement comptabilisés en 2009 pour les mois de janvier et de février 2010.
- Ce report n'a pas encore été effectué pour les mois de janvier et février 2011. Ainsi, la facture de 12000€ comptabilisée en mars 2010 est prise entièrement en considération en 2010; alors qu'elle aurait dû être scindée en 10000€ pour les mois de mars à décembre 2010 et 2000€ pour les mois de janvier et février 2011.
Le report de 2000€ de charges pourra s'effectuer directement au départ de cet Historique des comptes généraux. Ainsi, positionné sur la ligne relative à la facture d'achat de 12000€, l'opération Report d'une charge sera appelable par le bouton 
et proposera la saisie des informations permettant de générer automatiquement l'écriture de report de la charge.
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Bon à savoir |
Le bouton |
Comptabilité & Finance | Consultation | Comptes généraux | 
| Report d'une charge
La fenêtre Report d'une charge se compose de 3 parties:
1. La partie supérieure qui propose de renseigner les paramètres permettant de générer le report de la charge, à savoir:
- Compte d'imputation : A titre indicatif, renseigne le compte général sur lequel la charge totale a été imputée.
- Compte de report : Compte général sur lequel le report sera effectué.
- Montant de la charge : Montant original total de la charge; montant sur base duquel les opérations mathématiques décrites ci-dessous seront effectuées.
- Ventilation sur : Détermine le nombre de périodes sur lesquelles le Montant à reporter sera distribué.
- Début de prise en compte : Renseigne la première période de prise en compte du Montant à reporter.
- Quotité à reporter : Opération permettant de déterminer la partie du montant de la charge qui devra être reporté et ainsi en déduire le Montant à reporter. Cette opération peut être une opération mathématique (Pourcentage, Jours, x/12ème) ou un montant fixe (Personnalisé).
- Montant à reporter : Le montant résultant de l'opération renseignée dans Quotité à reporter appliquée au Montant de la charge ou un montant fixe à reporter si le type Personnalisé a été défini dans la Quotité à reporter.
2. La partie centrale relative à la saisie des Paramètres de l'opération diverse.
Celle-ci permet de définir les informations utiles à la création de l'opération diverse, à savoir:
- Le code Journal.
- La Date et la Période de comptabilisation.
- Une Remarque qui pourra être ajoutée à la remarque structurée générée automatiquement par Sage BOB 50.
- Une case à cocher permettant éventuellement l'Ouverture automatique de l'encodage dès que l'opération diverse a été générée.
3. La partie inférieure donnant un Aperçu de l'opération diverse telle qu'elle sera proposée dans le journal renseigné dans la partie centrale de l'écran.
Dans l'exemple pratique utilisé, 2 mois doivent être reportés. La Quotité à reporter est donc de 2/12 ème, soit 2000€. Ces 2000€ seront ventilés 2 mois (Ventilation sur) à partir de la période 01/2011 (Début de prise en compte).
L'utilisation du bouton 
génère concrètement l'opération diverse qui pourra être consultée, enregistrée et validée via les Encodages des o.d.
Comptabilité & Finance | WorKSpaces | Gestion des encodages | Opérations diverses
Après l'enregistrement et la validation de l'opération diverse ainsi générée, l'Analyse financière montre un résultat cohérent.
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Attention |
L'utilisation du bouton |
Comptabilité & Finance | Consultation | Analyses financières
Les 2000€ de la facture initiale étant reportés sur l'année 2011 ne sont donc plus pris en compte pour l'année 2010 et sont actuellement comptabilisés sur le compte 490000 Charges à reporter en attendant que la charge soit reprise dans les périodes concernées.
La Situation des charges à reporter peut être visualisée par l'écran suivant:
Comptabilité & Finance | Consultation | Charges et produits constatés d'avance | Situation des charges
La Situation des charges à reporter met ici en évidence 2 x 1000€ relatifs à 2 mois d'assurance incendie qui doivent encore être comptabilisés pour la Pér. prise en compte.
La comptabilisation de ces charges s'effectue par l'Encodage des o.d. et peut s'effectuer:
- En une seule fois en 02/2011 pour la totalité des 2 périodes: 2000€ comptabilisés en 02/2011 relatifs aux périodes 01/2011 et 02/2011.
- En 2 fois: une première fois 1000€ pour 01/2011 et la seconde fois 1000€ pour 02/2011.
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Attention |
La Prise en compte des charges et produits en une seule fois aura pour effet qu'il ne sera plus possible d'avoir une situation financière intermédiaire exacte. Dans le cas pratique illustré ici, la prise en compte de la charge de 2000€ en une seule fois donnera une situation financière pour la période 01/2011 erronée. |
La Prise en compte des charges et produits est également une opération automatique disponible par l'écran d'Encodages des o.d.
Comptabilité & Finance | WorKSpaces | Gestion des encodages | Opérations diverses | | Prise en compte des charges et produits
Sage BOB 50 a juste besoin de connaître la Période de prise en compte de la charge afin de déterminer le montant de la charge qui sera pris en compte lors de la génération automatique de l'opération diverse.
Les Paramètres de l'opération diverse permettent de déterminer les informations utiles à la création de cette opération diverse, à savoir le code Journal, la Date et la Période de comptabilisation ainsi qu'une Remarque qui pourra être ajoutée à la remarque structurée générée automatiquement par Sage BOB 50. Finalement, une case à cocher permet de Globaliser par compte les charges prises en compte.
L'opération diverse automatique relative à la prise en compte de la charge de 1000€ pour 01/2011 se présente comme suit:
Comptabilité & Finance | WorKSpaces | Gestion des encodages | Opérations diverses
Cette opération diverse peut encore être modifiée avant son enregistrement et sa validation définitive.
Après la validation de l'opération diverse relative à la période 01/2011, la Situation des charges à reporter propose uniquement la charge à reporter de 1000€ concernant la période 02/2011.
Comptabilité & Finance | Consultation | Charges et produits constatés d'avance | Situation des charges
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Bon à savoir |
Il n'est pas nécessaire d'attendre la fin de l'année fiscale pour procéder au report de charges ou produits constatés d'avance. Ces reports peuvent être réalisés dès la validation de la facture d'achats. Dans ce cas, la pratique reste identique: l'opération automatique Report d'une charge sera appelée au départ de l'encodage d'un journal d'opération diverse ou au départ de l'Historique des comptes généraux. |
Le Report d'un produit s'effectue de manière identique à celle expliquée ci-dessus relative au Report d'une charge.
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Bon à savoir |
Toutes les opérations automatiques de Sage BOB 50 génèrent un commentaire structuré; ce commentaire structuré servant à identifier les opérations. Ainsi, dans le cas concret défini ci-dessus, la Prise en compte des charges et produits a pu se baser sur le commentaire structuré des reports de charges afin de proposer les imputations automatiquement. |
s'avérera peut-être nécessaire pour voir apparaître le résultat du report de charge (après la validation de l'opération diverse) dans l'