ACCT – 010

Encodages

Utilisation d'un dictionnaire dans les encodages financiers

Comment utiliser le dictionnaire dans les encodages des financiers?

L'utilisation d'un dictionnaire dans un encodage financier peut s'avérer utile pour optimiser les écritures répétitives telles les charges mensuelles (loyers, nettoyage, ...) par exemple.

Ainsi, le dictionnaire enregistre une série d'écritures schématisées qui seront régulièrement importées. Lors de l'importation de celles-ci, les montants pourront encore être adaptés avant d'être enregistrés.

L'utilisation du dictionnaire s'effectue en deux phases :

- La création et la sauvegarde des écritures schématisées

- L'importation du dictionnaire à l'encodage du financier

Création et sauvegarde des écritures schématisées

Comptabilité & Finance | Fichier | Dictionnaires

L'enregistrement d'écritures schématisées dans un dictionnaire s'effectue comme suit:

1. Se positionner sur le nœud Financiers dans l'arborescence.

2. Cliquer sur le bouton pour ajouter un dictionnaire.

3. Encoder le contenu de l'écriture schématisée

- Renseigner la Référence et le Libellé du dictionnaire.

- Saisir les divers éléments de l'écriture financière schématisée : le Type, le Compte, le Montant, la Remarque ainsi que les éventuelles informations analytiques.

4. Cliquer sur le bouton pour enregistrer le dictionnaire.

Bon à savoir

Il est possible d'enregistrer une série d'écritures enregistrées dans un journal financier directement dans un dictionnaire. Cette opération est disponible dès l'enregistrement de ces écritures dans le journal financier et s'effectue par le bouton | Exporter vers le dictionnaire.

Importation du dictionnaire à l'encodage du financier

Comptabilité & Finance | WorKSpaces | Gestion des encodages | Financiers

L'importation d'un dictionnaire durant l'encodage dans un journal financier se réalise de la façon suivante:

1. Introduire D (ou 9) dans la colonne Type : la fenêtre Importation du dictionnaire s'ouvre automatiquement.

2. Sélectionner éventuellement le Dossier dans lequel le dictionnaire a été enregistré. Par défaut, Sage BOB 50 propose automatiquement le dossier courant.

3. Choisir la Référence du dictionnaire à importer.

4. Sélectionner le type de répartition des montants soit:

- Un Montant à répartir au prorata des montants enregistrés dans le dictionnaire.

- Un Montant principal (1er) défini; les autres montants seront adaptés en fonction du ratio calculé entre le 1er montant enregistré dans le dictionnaire et le 1er montant renseigné ici.

- Un Coefficient à appliquer sur les montants enregistrés dans le dictionnaire.

Attention

Ces différentes manières de répartir les montants des écritures schématisées du dictionnaire n'ont aucune influence sur les montants renseignés Fixe. Ces derniers garderont leur valeur telle qu'enregistrée dans le dictionnaire; la répartition s'effectuera uniquement sur les autres montants.

5. Déterminer la Date de l'écriture financière

6. Renseigner éventuellement une Remarque applicable à toutes les écritures importées du dictionnaire.

7. Cliquer sur le bouton pour confirmer l'importation des écritures dans le journal financier.

Comptabilité & Finance | WorKSpaces | Gestion des encodages | Financiers

Implication du type de répartition

Montant à répartir: Le montant encodé dans cette zone sera réparti proportionnellement aux montants encodés à l'origine de chaque écriture du dictionnaire, exception faite des écritures renseignées Fixe. La différence entre le Montant à répartir et les montants définis Fixe sera alors répartie suivant des ratios sur les montants non fixes.

Montant principal (1er): Un ratio est calculé sur base de ce montant encodé et celui renseigné dans la première écriture du dictionnaire. Ce ratio est ensuite appliqué à toutes les écritures dont le montant n'a pas été renseigné Fixe.

Coefficient: Le coefficient introduit sera appliqué sur chaque écriture du dictionnaire dont le montant n'a pas été défini Fixe.