ACCT – 011
Dans la Liste des journaux, il est possible de définir un masque de numérotation des documents dans un journal déterminé. Le code de cette Numérotation formatée s'établit sur deux niveaux :
- l'année civile
- le mois
Chaque nouveau document, doté du système de numérotation formatée, s'incrémentera de 1 tout en respectant le formatage défini.
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Une fois dans la configuration des Journaux, l'installation de la Numérotation formatée s'effectue comme suit:
1. Se positionner sur la fiche du journal sur lequel appliquer la Numérotation formatée.
2. Cocher la case Numérotation formatée.
3. Utiliser l'Assistant pour déterminer le format de la numérotation des pièces de ce journal.
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Dans la fenêtre de l'Assistant:
4. Choisir le Modèle de numérotation à suivre au moyen de la liste déroulante. Ce modèle permet de définir le préfixe de la numérotation.
- Année civile (long): YYYY
- Année civile (court): YY
- Année civile et mois (long): YYYYMM
- Année civile et mois (court): YYMM
5. Déterminer la Longueur des numéros de pièces. En fonction de la Longueur définie, le Format se met à jour en complétant le préfixe défini dans le Modèle par des N.
6. Valider ou adapter le Format déterminé par le Modèle et la Longueur. Ce Format est constitué de lettres prédéfinies
- Y: Représente les positions réservées à l'année
- M: Représente les positions réservées au mois
- N: Représente les positions réservées au numéro de pièce proprement dit.
Une zone de décodification présente un Exemple de résultat en fonction des données sélectionnées dans le Modèle, la Longueur et le Format.
7. Cliquer sur le bouton 
pour valider la sélection.
8. Cliquer sur le bouton 
de la fenêtre Journaux pour enregistrer les modifications.
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Bon à savoir |
La numérotation formatée peut être définie directement dans la fiche du journal (sans passer par l'Assistant) en respectant scrupuleusement la codification mise en place par l'assistant. |
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Lorsqu'aucun document n'a encore été enregistré dans un journal, la mise en place de la numérotation formatée est immédiate.
Lorsque des documents ont déjà été validés avec une numérotation différente, la Numérotation formatée définie prendra cours:
- soit l'année suivante, si la numérotation se base sur l'année civile.
- soit le mois suivant le dernier encodage si la numérotation se base sur des mois.
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Bon à savoir |
Il est donc tout à fait possible d'installer la Numérotation formatée en cours de période: l'application du nouveau système de numérotation s'effectuera conformément au raisonnement ci-dessus. |
L'interprétation des symboles de la codification se présente comme suit:
- YYYY: Représente l'année civile complète.
- YY: Représente les deux derniers chiffres de l'année civile.
- MM: Représente le mois.
- N: Représente la composition de la numérotation des documents.
Exemples:
• YYYYNNN: En février 2011, le premier document sera numéroté 2011001.
• YYMMNN: En février 2011, le premier document sera numéroté 110201.