INV – 007

Encodages

Envoi des conditions générales par e-mail

Comment joindre un document reprenant les conditions générales lors de l'envoi d'une facture par e-mail?

Lorsqu'une facture de gestion commerciale est envoyée au format PDF et par e-mail au client, il est possible d'y joindre un second fichier PDF reprenant, par exemple, les conditions générales.

Pour ce faire, il suffit d'utiliser un document de transport.

Attention

Les étapes expliquées ci-dessous requièrent une certaine connaissance du ReportBuilder pour la définition d'un dessin de document reprenant les conditions générales. Ce point ne sera pas abordé dans ce document.

L'envoi des conditions générales sous forme de fichier PDF se déroule comme suit :

1. Se rendre dans les Paramètres d'encodage.

2. Activer l'option Edition de document de transport.

Gestion commerciale | Utilitaires | Configuration | Paramètres de l'encodage

3. Enregistrer les modification en cliquant sur le bouton .

4. Créer un dessin de document de type Document de transport (reprenant les conditions générales).

Gestion commerciale | Utilitaires | Configuration | Dessins de documents

Après avoir correctement effectué les étapes ci-dessus, le dessin de document reprenant les conditions générales peut être sélectionné lors de l'encodage d'une facture dans le module Gestion commerciale de Sage BOB 50.

Gestion commerciale | WorKSpaces | Documents clients |

Attention

La zone Nb. de copies doit être de minimum 1 pour les Documents de transport. Si cette case reste vide, Sage BOB 50 considèrera le Nb. de copies comme nul et aucun document de transport ne sera ajouté à l'e-mail.

La facture peut à présent être traitée de manière classique.

Gestion commerciale | WorKSpaces | Documents clients |

En cliquant sur le bouton , deux fichiers PDF seront joints dans l'e-mail lors de l'envoi :

• La facture;

5. Le document de transport reprenant les conditions générales d'utilisation.

Gestion commerciale | WorKSpaces | Documents clients

Bon à savoir

Il est possible d'attribuer automatiquement un dessin de document pour chaque facture. Plus d'informations à ce sujet sont disponibles dans la FAQ_B50INV_003 : Dessins de documents de transport.