INV – 026
Il existe de nombreux formats de fichiers disponibles afin de recevoir les factures électroniques provenant des fournisseurs. Une liste des principales caractéristiques de chacun de ces formats est détaillée dans ce document. Grâce à BOB-demat, Sage BOB 50 prend en charge tous les formats de cette liste (excepté Zoomit).
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Bon à savoir |
Certains formats sont plus recommandés que d’autres dans la mesure où ils contiennent aussi bien les données du document que leur description. Ainsi, Sage BOB 50 peut clairement déterminer le montant de la TVA, le montant total du document, etc. La liste ci-dessous indique clairement lorsque cela est le cas pour un format de fichier. |
Les différents formats de fichiers sont les suivants :
• PDF (graphique) : ce format de fichier est utilisé pour les échanges électroniques de documents entre (différents) systèmes informatiques. Les fichiers au format PDF graphique sont constitués d’une ou plusieurs images ; seul un programme de reconnaissance de caractère (OCR) permet donc d’en interpréter le contenu. Cette reconnaissance, très dépendante de la qualité du document, n’assure pas la fiabilité du contenu du document.
Ce format de document n’est donc pas recommandé bien qu’il pourra être traité par Sage BOB 50.
• PDF (texte) : ce format de fichier, tout comme le précédent, est utilisé pour les échanges électroniques de documents entre (différents) systèmes informatiques. Il possède cependant l’avantage de contenir toutes ses données au format texte tout en gardant visuellement l’aspect d’un PDF graphique. Les fichiers PDF texte permettront ainsi une lecture 100% correcte des données qu’ils contiennent sans dépendance de la qualité graphique des documents. Bien que la lecture soit 100% correcte, le traitement comptable automatique reste approximatif.
Ce format est plus fiable que le PDF graphique mais toujours pas recommandé. Il pourra cependant être traité par Sage BOB 50.
• PDF + : ce format de fichier, tout comme les précédents, est utilisé pour les échanges électroniques de documents entre (différents) systèmes informatiques. Comme les deux formats précédents, il garde visuellement l’aspect d’un PDF graphique. Cependant, grâce à ses données structurées et codifiées inclues dans le fichier PDF, la reconnaissance des données est totalement fiable ET leur traitement comptable l’est également.
Ce format, bien plus performant que les précédents est bien sûr un des formats les plus recommandés en sortie et certainement le plus recommandé en entrée.
• UBL 2.x : Ce format de fichier international standardisé est utilisé pour les échanges électroniques de documents commerciaux. Toutes les informations contenues dans ce fichier sont codifiées permettant ainsi de comptabiliser le document. Ce format permet une analyse des données ainsi qu’un traitement comptable 100% optimal. Il n’est cependant pas possible de voir son contenu.
Ce format sera donc accepté en entrée lorsque les formats PDF+ et e-fff ne peuvent être transmis par le fournisseur.
• E-fff : Ce format de fichier est une extension du format UBL 2.x détaillé ci-dessus, auquel des ajouts spécifiques à la législation belge ont été effectués (VCS, l’éclatement des montants par taux de TVA, …). Le traitement de tels fichiers est totalement fiable tout comme le traitement comptable. Cependant, seul un programme comptable adéquat permettra de voir le contenu du document commercial.
Ce format très performant est un des formats les plus recommandés en sortie et à demander en entrée lorsque le format PDF + ne peut pas être transmis par le fournisseur.
• Zoomit : Ce format de fichier est destiné aux échanges avec les particuliers et orienté pour la réalisation des paiements uniquement en Belgique. Les informations comptables ne figurant pas dans le fichier, celui-ci ne convient absolument pas à la comptabilisation des factures par les entreprises.
Ce format n’est donc pas accepté par Sage BOB 50.