DEMAT-002 (DEAL)
Les nouvelles étiquettes d'acquisition sont beaucoup plus simples à utiliser et plus facilement déchiffrables par BOB-demat. Elle comporte effectivement un seul numéro qui identifie, de manière certaine, chaque document scanné.
Une étiquette d'acquisition contient un numéro unique et séquentiel par installation de Sage BOB 50c. Ce numéro est précédé par les caractères "###" et suivis par le caractère "#".
• Le numéro de l'étiquette doit être défini dans la police Consolas de taille 16 minimum (la taille 14 est tolérée).
• Pour un confort de reconnaissance, le numéro de l'étiquette doit être éloigné de 0,5 cm de toute autre information.
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Bon à savoir |
L'étiquette peut, comme c'était déjà le cas pour les QR codes, contenir un certain nombre d'informations directement lisibles (code journal, dossier, ...). Ces dernières, présentes à titre indicatif, peuvent être définies dans une police et dans une taille quelconques. |
• L'étiquette doit être apposée dans le sens de lecture du document.
• L'étiquette ne doit pas être trop isolée du contenu du document.
• Si une étiquette est reconnue par BOB-demat mais que son numéro est illisible ou endommagé, le découpage des pages a quand même lieu. Le document pour lequel le numéro est endommagé se range alors dans les Orphelins ou dans les Indéfinis en fonction du répertoire dans lequel le document a été placé.
• Le numéro repris sur l'étiquette d'acquisition est composé de 10 chiffres : 8 premiers chiffres significatifs suivi de 2 chiffres de contrôle.
• Ce numéro est enregistré dans la table ACQLABEL du répertoire COMMON de l'installation de Sage BOB 50c. Pour une reconnaissance sans équivoque des documents, la table ACQLABEL retient les informations suivantes par numéro d'étiquette:
- SEQID : numéro imprimé sur l'étiquette
- LABEL : informations permettant de définir un document de façon unique en fonction de la configuration des étiquettes définie dans les options de chaque dossier
- DOCDBKTYPE (information interne) : type de document
- NUM : numéro du document comptable
- FOLDER : code du dossier dans lequel le document sera classé
- DBK : code journal associé au document
- FYEAR (si reclassement) : année fiscale dans laquelle le document a été enregistré
- DOCNO (si reclassement) : numéro de pièce comptable associée enregistrée dans la comptabilité
- CREATEDON : date d'impression de l'étiquette.
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Bon à savoir |
Pour éviter tout problème lors d'une utilisation de Sage BOB 50c en multi-utilisateurs, les numéros d'étiquettes sont réservés dans la table dès leur prévisualisation. Les informations complémentaires seront remplies après avoir effectivement imprimé les étiquettes. Si les étiquettes prévisualisées ne sont pas imprimées, les numéros qui leur avaient été réservés sont supprimés de la table. |
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Attention |
Lorsqu'il s'agit d'étiquettes de reclassement, les champs DOCDBKTYPE et NUM sont vides et les champs FYEAR et DOCNO sont remplis. |