Expert’s corner 10: BOB-demat : Ajout automatisé de fournisseurs, Validation comptable depuis le BOB-demat et Accès direct à la pièce comptable originale.

Avec le BOB-demat, vous disposez déjà d’une aide rapide et efficace pour la gestion et la comptabilisation de vos documents. Mais savez-vous qu’un bon paramétrage des options peut encore améliorer l’efficacité du traitement de vos documents ? Ainsi, outre le fait que le BOB-demat vous permet d’ajouter des fournisseurs directement depuis l’espace de travail (sans passer par le signalétique), il est possible de traiter entièrement les documents depuis leur acquisition jusqu’à leur comptabilisation sans quitter l’espace de travail. Et par la suite, lorsque vous désirez visualiser une facture reçue par exemple, il n’est plus nécessaire de la rechercher dans les archives ; celle-ci est directement accessible depuis la plupart des écrans de consultation de Sage BOB 50.

Retrouvez ci-dessous trois astuces qui vous permettront de gagner encore plus de temps :

· Ajout automatisé de fournisseurs

· Validation comptable depuis le BOB-demat

· Accès direct à la pièce comptable originale

Ajout automatisé de fournisseurs

Vous venez de recevoir la première facture émanant d’un nouveau fournisseur. Votre premier réflexe serait donc de créer la fiche signalétique de ce fournisseur avant même de traiter sa facture ? Cette opération est totalement inutile avec le BOB-demat ! En effet, il suffit de scanner la facture. Le BOB-demat constate alors qu’il s’agit d’un nouveau tiers dont il reconnait les informations utiles pour la création de sa fiche signalétique. Celle-ci peut alors être ajoutée simplement sans quitter le BOB-demat. Il n’est donc pas nécessaire d’ouvrir de multiples fenêtres dans le programme.

Après avoir scanné la facture d’un nouveau fournisseur, le BOB-demat avertit que le tiers est manquant.

L’ajout de la fiche signalétique de celui-ci s’effectue alors comme suit :

1. Sélectionner le N° TVA du fournisseur parmi les propositions faites dans la liste.

2. Confirmer la création de la fiche en cliquant sur le bouton .

3. Insérer une Référence et cliquer sur le bouton pour accéder au site VIES.

4. Enregistrer les données provenant du site VIES en cliquant sur le bouton .

5. Compléter éventuellement le Compte bancaire, etc. (proposé dans la liste déroulante).

6. Sauvegarder les modifications en cliquant sur le bouton .

Bon à savoir : Il est possible d’afficher/masquer les informations complètes du tiers en utilisant respectivement les boutons et en regard de la Réf. tiers.

Le tiers est maintenant enregistré. Les prochaines factures acquises dans le BOB-demat pour ce tiers lui seront automatiquement attribuées.

Validation comptable depuis le BOB-demat

Vous avez contrôlé et validé les informations récupérées depuis les documents numérisés dans l’espace de travail du BOB-demat. Vous pensez maintenant vous rendre dans les encodages pour effectuer la validation comptable de ceux-ci ? Cette étape est totalement inutile ! Le BOB-demat peut, si vous le désirez, procéder à la validation comptable dès que les informations sont contrôlées et validées dans l’espace de travail.

Retrouvez ci-dessous quelques trucs et astuces intéressants qui vous permettront d’optimiser le temps de traitement de vos documents dans le BOB-demat.

Configuration optimale du BOB-demat

Deux options différentes sont disponibles dans le but d’optimiser le traitement des documents dans le BOB-demat. Celles-ci se trouvent dans les options générales de Sage BOB 50 (Configuration | | BOB-demat | Imputation et TVA).

· Contrôle automatique à la consultation

· La validation BOB-demat entraîne la validation comptable du document

Contrôle automatique à la consultation

Pour la plupart des documents, toutes les informations nécessaires à la comptabilisation sont automatiquement remplies dès l’acquisition de ceux-ci dans l’espace de travail du BOB-demat. Pourquoi dès lors être obligé de confirmer manuellement le contrôle des informations alors qu’un simple coup d’œil suffit ?

En activant l’option Contrôle automatique à la consultation et en définissant un Délai raisonnable au contrôle visuel (date, tiers, montant, etc.), le BOB-demat attribuera automatiquement le statut Contrôlé après être resté positionné sur le document durant le laps de temps défini. Bien évidemment, le passage automatique d’un document au statut Contrôlé s’effectue uniquement si toutes les informations utiles sont remplies.

Une fois le document Contrôlé, il ne reste plus qu’à le passer au statut Validé. Cette opération s’effectue simplement en cliquant sur le bouton .

Ainsi, un simple coup d’œil vous permet de vérifier que la facture est cohérente et un simple bouton suffit pour passer les documents au statut Validé. Le BOB-demat s’est lui-même chargé de faire la majorité du travail à votre place.

Cette fonctionnalité peut encore être étendue en activant l’option Le contrôle du document entraîne le passage au document suivant (dès qu’un document acquiert le statut Contrôlé, BOB-demat propose le traitement du document suivant) et l’option de Contrôle automatique à la sauvegarde (à l’enregistrement d’une modification apportée au document, BOB-demat vérifie que toutes les informations sont présentes pour passer le document au statut Contrôlé).

La validation BOB-demat entraîne la validation comptable du document

Le BOB-demat va encore plus loin !

Après avoir activé l’option La validation BOB-demat entraine la validation comptable du document, tout document passé au statut Validé dans le BOB-demat est automatiquement validé dans la comptabilité. Il n’est donc plus nécessaire de jongler avec plusieurs écrans.

Nous vous rappelons que le mode Expert auquel votre statut donne accès permet de décentraliser toute écriture validée en comptabilité afin d’en modifier son comportement TVA ou ses imputations comptables si nécessaire.

Accès direct à la pièce comptable originale

Vous arrive-t-il de rechercher un document parmi les nombreux classeurs présents dans les armoires d’archives ? Ce temps est révolu ! Que vous soyez en consultation des historiques tiers, en consultation des historiques des comptes généraux, en consultation des journaux, etc. vous aurez toujours la possibilité d’accéder directement à la visualisation de la pièce comptable originale.

Dès qu’un document est validé, il est lié à l’écriture comptable, disparait du BOB-demat et est transféré dans la Sage-box. Il reste ainsi accessible depuis les principaux écrans de consultation de Sage BOB 50. Parmi ceux-ci, citons : la consultation des historiques tiers, la consultation des historiques des comptes généraux ou encore la consultation des journaux comptables.

Quelle que soit la consultation dans laquelle vous vous trouvez, l’accès à la pièce comptable originale s’effectue toujours de la manière suivante :

1. Se positionner sur l’écriture à laquelle la pièce comptable est liée.

Bon à savoir : La présence du pictogramme dans la colonne Sage-box indique qu’une pièce comptable est liée à l’écriture et peut donc être visualisée. La colonne Sage-box peut éventuellement se situer à la fin de la grille ; n’hésitez pas à la ramener en début de grille si nécessaire.

2. Visualiser la pièce comptable par l’une des trois manières suivantes :

a. Double cliquer sur le pictogramme situé dans la colonne Sage-box de la grille.

b. Cliquer sur le bouton situé en bas de l’écran.

c. Utiliser Visualiser le document dématérialisé du menu contextuel.