Expert’s corner 15 : Automatisation du report des charges et/ou profits
En tant que fiduciaire, vous êtes certainement confronté à la comptabilisation de charges et/ou de produits à reporter, comme par exemple les frais d’assurance. Ces frais, couvrant généralement plusieurs périodes voire une année complète, ne sont en effet pas à prendre nécessairement en compte sur la période d’encodage ; ils peuvent en effet être répartis sur la période de couverture de l’assurance. Sage BOB 50 Expert permet ainsi d’étaler automatiquement le montant de ces charges et/ou de produits, totalement ou partiellement, sur une ou plusieurs périodes différentes de la période de comptabilisation initiale.
Ces opérations s’articulent en 2 axes :
- Eclatement des charges et/ou produits sur le compte de report
- Reprise des charges et/ou produits sur les périodes adéquates
Eclatement des charges et/ou produits sur le compte de report
Le moyen le plus efficace pour expliquer l’utilisation de la fonctionnalité des reports de charges et/ou de produits en Sage BOB 50 Expert est de l’illustrer par un exemple pratique. Ainsi, l’exemple ci-dessous développe le report d’une charge relative à une assurance incendie.
Chaque année, au mois de mars, une facture relative à l’assurance incendie est comptabilisée pour une période de couverture de 12 mois (assurance valable de mars de l’année courante à février de l’année suivante). Le montant total de cette assurance s’élève à 12000€, soit 1000€ par mois.
A la clôture de l’année 2016, la consultation de l’Analyse financière met en évidence que la charge relative à cette assurance n’a pas été reportée sur l’année suivante :
En effet, le montant comptabilisé sur le compte général 613500 en 2016 est supérieur de 16,67 % au montant comptabilisé sur ce même compte en 2015. Un double-clic sur la ligne visualise le détail des imputations comptables sur le compte général 613500 pour l’année courante.
Cet historique des comptes généraux permet de mettre en évidence que l’année 2016 a bien pris en charge les 2000€ initialement comptabilisés en 2015 pour les deux premiers mois de 2016. Il met également en évidence que le report pour les mois de janvier et février 2017 n’a pas encore été effectué. Ainsi, la facture de 12000€ comptabilisée en mars 2016 est prise totalement en considération en 2016 ; alors qu’elle aurait dû être répartie en 10000€ pour les mois de mars à décembre 2016 et en 2000€ pour les deux premiers mois de 2017.
Le report de ces 2000€ de charges
pourra s’effectuer directement au départ de cet Historique des comptes
généraux. Ainsi, positionné sur la ligne relative à la facture d’achat de
12000€, l’opération de Report d’une charge est accessible par le bouton 
qui propose la saisie des
informations permettant de générer automatiquement l’écriture de report de
charge.
L’opération de Report d’une charge propose un aperçu et ensuite génère une opération diverse visant à répartir la charge initiale en fonction de divers paramètres :
Paramètres de calcul :
· Compte d’imputation : à titre indicatif, ce compte d’imputation renseigne le compte général sur lequel la charge totale a été imputée ;
· Compte de report : détermine le compte général sur lequel le report sera effectué ;
· Montant de la charge : identifie le montant complet original de la charge ; montant sur la base duquel les opérations arithmétiques décrites ci-dessous seront effectuées ;
· Ventilation sur : détermine le nombre de périodes sur lesquelles le Montant à reporter sera réparti ;
· Quotité à reporter : identifie l’opération permettant de déterminer la partie du montant de la charge qui sera qui devra être reporté et ainsi en déduire le Montant à reporter. Cette opération peut être une opération arithmétique (Pourcentage, Jours, x/12ème) ou un montant fixe (Personnalisé) ;
· Début de prise en compte : renseigne la première période de prise en compte de la Quotité à reporter.
Une fois ces paramètres de calcul introduits, il ne reste plus qu’à renseigner les informations utiles à la création de l’opération diverse. Après la confirmation de toutes ces informations, l’opération diverse suivante est générée :
Il ne reste donc plus qu’à l’enregistrer et la valider.
Attention : l’opération de report de charges insère un commentaire structuré sur toutes les lignes de l’écriture comptable. Ce commentaire structuré permettra la reprise automatique de ces charges dans les périodes adéquates ; il ne doit donc jamais être ni modifié, ni supprimé.
Après avoir validé cette
opération diverse, l’utilisation du bouton 
de l’Analyse financière montrera le
résultat attendu.
La Situation des charges à reporter peut être visualisée par l'écran suivant:
La Situation des charges à reporter met ici en évidence que 2 x 1000€ relatifs à 2 mois d'assurance incendie doivent encore être comptabilisés pour la Pér. prise en compte.
Reprise des charges et/ou produits sur les périodes adéquates
La comptabilisation de ces charges s'effectue par l'Encodage des o.d. et peut s'effectuer en une
seule fois (en 02/2017 pour la totalité des 2 périodes: 2000€ comptabilisés en
02/2017 relatifs aux périodes 01/2017 et 02/2017) ou en 2 fois (une première
fois 1000€ pour 01/2017 et la seconde fois 1000€ pour 02/2017). Cette opération
s’effectue directement depuis l’encodage des opérations diverses en sélectionnant
la Prise en compte des charges et produits dans les 
.
Sage BOB 50 Expert a juste besoin de connaître la Période de prise en compte de la charge afin de déterminer le montant de la charge qui sera repris lors de la génération automatique de l'opération diverse.
L'opération diverse relative à la prise en compte de la charge de 1000€ pour 01/2017 et automatiquement générée se présente comme suit:
Cette opération diverse peut encore être modifiée avant son enregistrement et sa validation définitive.
Après la validation de l'opération diverse relative à la période 01/2017, la Situation des charges à reporter propose uniquement la charge à reporter de 1000€ relative à la période 02/2017.
Le Report d'un produit s'effectue de manière identique à celle expliquée ci-dessus relative au Report d'une charge.