Expert's corner - 23
Cet Expert's Corner a pour but de vous expliquer comment gérer vos immobilisés avec le module dédié à cet effet de Sage BOB 50 Expert. Il vous permettra ainsi d'avoir un aperçu des opérations qu'il peut effectuer depuis l'achat du bien jusqu'à son écriture d'amortissement sans oublier les configurations particulières qui vous permettront de gagner du temps.
Pour une meilleure lisibilité, ce document est scindé en trois parties :
• Les amortissements et leur comptabilisation
Il existe plusieurs moyens de personnaliser le comportement du module de Gestion des immobilisés dans Sage BOB 50 Expert. Ces différents façons de configurer le module sont définies dans le Comportement standard et dans la Configuration du plan comptable.
Avant de commencer à travailler avec la Gestion des immobilisés de Sage BOB 50 Expert, il est utile de passer en revue les différences configurations qui peuvent être définies par défaut. Une bonne configuration réduira significativement les actions inutiles par la suite. Ainsi, un certain nombre de comportements peuvent déjà être configurés dans les Options.
Configuration | 
| Immobilisés
Ci-dessous, retrouvez les principales configurations à prendre en considération avant de débuter le travail avec ce module :
• Chaque bien immobilisé est enregistré dans une fiche signalétique comme c'est le cas pour les tiers.
Vous pouvez demander à Sage BOB 50 Expert d'attribuer automatiquement une référence numérique à ces fiches en activant la Numérotation automatique. Dans le cas contraire, vous déterminerez une référence manuellement à la création d'une nouvelle fiche.
• Seuls les biens immobilisés activés sont repris dans les différents calculs.
Vous pouvez demander à Sage BOB 50 Expert de prendre en compte automatiquement tous les biens enregistrés en activant l'Activation automatique des biens. Si tel n'est pas le cas, vous devrez activer manuellement les biens.
• Un nouveau bien acquis durant l'année est amorti en fonction de sa date d'acquisition.
Vous pouvez demander à Sage BOB 50 Expert d'amortir l'équivalent d'une année complète sur le reste de l'année pour tous les biens acquis en cours d'année en activant l'Annuité complète. Il sera encore possible d'activer ou de désactiver cette propriété individuellement dans la fiche de chaque bien.
• Lorsque le montant restant à amortir est devenu trop bas, vous pouvez demander à Sage BOB 50 Expert d'ajouter ce montant au montant à amortir de l'année précédente. Il suffit pour ce faire de déterminer le Solde minimum à amortir sous la forme d'un pourcentage du prix d'acquisition.
• Lorsque le montant à amortir, dans un schéma d'amortissement dégressif, est inférieur au montant à amortir si le schéma d'amortissement avait été linéaire, il est possible de demander à Sage BOB 50 Expert de changer automatiquement de méthode d'amortissement. Il suffit d'activer l'option Passage automatique au linéaire.
• Vous pouvez également déterminer le montant d'amortissement à ne pas dépasser pour un bien sur une année en méthode dégressive. Activez le Type de plafonnement et le pourcentage de la Valeur résiduelle ou de la Valeur d'acquisition en fonction du type de plafonnement choisi.
• Vous pouvez finalement déterminer des valeurs par défaut pour les opérations diverses qui seront générées pour les écritures d'amortissement. Parmi celles-ci, retrouvez le Journal d'amortissement et la configuration du contenu des différents Commentaires en fonction du type d'écriture.
Lors de la première utilisation du module de Gestion des immobilisés, Sage BOB 50 Expert vous suggère de configurer le plan comptable. Vous pouvez postposer cette opération; il suffira de vous rendre dans le Paramétrage du plan comptable situé dans le menu Utilitaires pour le compléter.
Immobilisés | Utilitaires | Paramétrage du plan comptable
Le Paramétrage du plan comptable vous permet de définir les différents comptes d'imputation qui seront utilisés pour chaque opération. Ces comptes peuvent être définis globalement par rubrique dans l'onglet Rubrique-comptes par défaut ou individuellement par compte dans l'onglet Catégorisation.
Cette configuration représente naturellement des valeurs par défaut; il est encore possible de modifier ces valeurs au niveau de chaque fiche des biens immobilisés.
Tous les biens immobilisés enregistrés dans votre dossier possède sa propre fiche signalétique dans laquelle toutes les informations nécessaires aux calculs des différentes opérations sont regroupées.
Cette fiche peut être créée manuellement ou automatiquement dès l'enregistrement d'une facture d'achat. Dans les deux cas, il est naturellement nécessaire de la compléter manuellement.
L'exemple ci-dessous illustre la création automatique d'une fiche lors de l'achat d'un bien.
Lors de la comptabilisation d'un achat sur un compte de classe 2, la fenêtre Informations Immobilisés s'ouvre automatiquement. Le bouton
permet de créer directement la fiche signalétique du bien; cette fiche est déjà partiellement complétée grâce aux informations présentes dans la facture.
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Bon à savoir |
Vous pouvez créer manuellement une fiche signalétique pour un bien en accédant directement à la liste des biens immobilisés (bouton |
Comptabilité & Finance | WorKSpaces | Gestion des encodages | Achat
Un certain nombre d'informations doivent être enregistrées dans la fiche du bien immobilisé. Ces informations sont reprises dans les divers onglets de la fiche :
Immobilisés | Fichier | Immobilisés | Fiche
• Toutes les fiches doivent contenir une Description.
• Onglet Desc. : cette page de la fiche signalétique d'un bien identifie le Cpte d'immobilisé, la Valeur d'acquisition et la Date d'acquisition qui doivent obligatoirement être renseignés. Il en va de même pour les Caractéristiques du calcul des amortissements: Méthode, Taux et date de Début de l'amortissement ainsi que pour la période d'amortissement de la première année : Annuité complète ou Prorata en fonction de la date d'acquisition.
• Onglet Divers : cette deuxième page renseigne les comptes de comptabilisation des opérations liées aux amortissements. Ils peuvent être automatiquement définis en fonction de la Configuration du plan comptable précédemment effectuée. Ils peuvent également être manuellement adaptés en activant la case Comptes spécifiques. La page Divers permet également de déterminer les Informations relatives à l'achat : le Fournisseur, le Journal et le N° document comptable associés.
Dès que ces informations ont été complétées, les opérations d'amortissement peuvent être calculées pour ce bien comme décrit ci-dessous.
La fiche du bien est complète, vous pouvez maintenant passer aux calculs et à la préparation des différentes opérations : calcul des dotations, amortissements et comptabilisation des opérations diverses y afférant.
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Attention |
Pour réaliser les opérations ci-dessous, il faut absolument que le bien ait été préalablement activé; un bien non activé ne sera repris dans aucune procédure de calcul. Si l'Activation automatique des biens n'a pas été activée dans la configuration du comportement standard, vous devrez procéder manuellement à l'activation du bien par le point de menu Immobilisés | Encodage | Activation nouveaux achats. |
La première étape après l'éventuelle activation des biens consiste au calcul des dotations. Cette opération devra être répétée au début de chaque année ou dès l'acquisition d'un nouveau bien. Elle permet en effet de déterminer le montant à amortir pour chaque bien sur ll'année. Ce montant de dotation sera ensuite réparti périodiquement pour générer les amortissements.
Le calcul des dotations s'effectue au moyen du bouton 
présent dans l'espace de travail de Gestion des immobilisés.
Immobilisés | WorKSpaces | Gestions des immobilisés
Après avoir calculé les dotations, vous pouvez passer aux opérations d'amortissement.
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Bon à savoir |
Un <Double Clic> sur une ligne d'ouverture d'une année (ligne en bleu) dans l'espace de travail de Gestion des immobilisés vous permet d'accéder à la Consultation des dotations annuelles. |
Sage BOB 50 Expert vous permet une grande flexibilité pour la gestion des amortissements périodiques. Vous pouvez effectivement acter les amortissements quand vous le souhaitez: une fois par an ou tous les mois ou... quand bon vous semble. Sage BOB 50 Expert tiendra toujours compte des amortissements précédemment actés et actera, quand vous le demanderez, toutes les périodes qui n'avaient pas été prises en compte depuis la dernière opération.
Les opérations d'amortissement s'effectue en utilisant le bouton 
dans l'espace de travail de Gestion des immobilisés. Il vous permet de sélectionner la période de calcul des amortissements et d'effectuer le calcul.
Immobilisés | WorKSpaces | Gestion des immobilisés
Après avoir demandé de Calculer les amortissements, Sage BOB 50 Expert propose un tableau des opérations qui seront effectuées à la période choisie ainsi qu'un exemple de comptabilisation pour chaque opération.
Immobilisés | WorKSpaces | Gestion des immobilisés
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Bon à savoir |
Le montant à amortir calculé (318,27) résulte de la Méthode Linéaire à 33%appliquée sur la Valeur d'acquisition (4822,31) en Annuité complèteet sur 2 périodes (Début d'amortissement en 03/2017 dans la fiche et calcul effectué en période 04/2017). Linéaire 33% : 4822.31 *33 /100 = 1591,3623 Annuité complète : 1591,3623 à amortir sur 10 mois (début d'amortissement en 03/2017) Montant à amortir en 04/2017 : 1591,3623 *2 /10 = 318,27 (correspondant à 2 mois car pas d'amortissement calculé en 03/2017) |
Il ne reste plus qu'à comptabiliser ces écritures dans le module de comptabilité.
Après vous être assuré que tous les biens à amortir étaient bien repris dans la liste et que les montants calculés vous agréaient, vous pouvez maintenant passer à la comptabilisation de ces amortissements au moyen d'opérations diverses. C'est naturellement Sage BOB 50 Expert qui prend tout en charge.; il vous suffit d'utiliser le bouton 
. Le module de Gestion des immobilisés vous propose une série de paramètres pour générer les opérations diverses; ces paramètres résultent de la configuration du comportement standard que vous aviez préalablement effectuée.
Immobilisés | WorKSpaces | Gestion des immobilisés
Après avoir éventuellement modifié les paramètres, le bouton 
vous permet de générer une proposition d'opérations diverses (détaillées et regroupées par compte) que vous pourrez encore contrôler avant de les envoyer dans la comptabilité.
Immobilisés | WorKSpaces | Gestion des immobilisés | 
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Après une dernière vérification, les opérations diverses peuvent être envoyées en comptabilité grâce au bouton 
.
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Bon à savoir |
L'envoi des opérations diverses détaillées ou regroupées par compte dépend des paramètres définis dans la configuration des Options. |
Les opérations diverses sont maintenant créées en comptabilité, il ne reste plus qu'à les valider. Le module de Gestion des immobilisés met en évidence l'Etat de chaque bien pour la période. En l’occurrence , l'Etat comptabilisé est représenté par le pictogramme 
.
Immobilisés | WorKSpaces | Gestion des immobilisés
Comptabilité & FInance | WorKSpaces | Gestion des encodages| Opérations diverses
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Attention |
Les modifications qui seraient éventuellement réalisées dans l'écriture d'opérations diverses de la comptabilité n'auraient aucune influence sur le module de Gestion des immobilisés et inversement. Il est donc préférable d'annuler complètement le calcul des amortissements et de recommencer l'opération complète dès le début si une modification s'avérait nécessaire. |
Les opérations plus ponctuelles et spécifiques à la Gestion des immobilisés comme l'extourne, la décomptabilisation,... feront l'objet de l'Expert's Corner suivant. En attendant, n'hésitez pas à consulter le Centre d'aide en ligne (l'OHC) qui comprend un grand nombre de documents en tout genre sur le sujet.
dans la barre de menu des Immobilisés).