Eerste gebruik met benoemde gebruikers

GEN – 014

Installatie

Hoe kunnen de benoemde gebruikers geactiveerd worden na het bijwerken van een Sage BOB 50 versie die hier nog geen gebruik van maakte?

Bij het openen van de applicatie BOB.exe wordt een vergelijking uitgevoerd tussen het aantal in Sage BOB 50 gedefinieerde gebruikers en het toegelaten aantal gebruikers van de licentie.

Wanneer hier deze aantallen overeenstemmen, zal de toegang tot de applicatie normaal verlopen.

Verschil tussen het aantal bestaande gebruikers en het aantal door de licentie toegelaten gebruikers

Wanneer een verschil geconstateerd wordt, verschijnt een waarschuwing:

Na het bevestigen van deze waarschuwing, wordt het raster Beheer van de benoemde gebruikers getoond.

Sage BOB 50 zal, in de mate van het mogelijke, de benoemde gebruikers activeren in functie van het type van de laatste toegang tot een Sage BOB 50 applicatie. Wanneer er nog niet geactiveerde Goedkeurders voorkomen, zal Sage BOB 50 deze ook selecteren en hun de status Enkel Sage Approval toekennen.

Opgelet

Het is verplicht om de actieve gebruikers altijd op te slaan via de knop , zelfs als de door Sage BOB 50 voorgestelde selectie direct voldoet aan de wensen van de gebruiker.

Wanneer de automatisch voorgestelde selectie van de actieve gebruikers niet voldoet, kunnen de nodige aanpassingen manueel uitgevoerd worden.

Overzicht van het scherm Beheer van de benoemde gebruikers

Het venster Beheer van de benoemde gebruikers wordt als volgt weergegeven:

Tip	De kolommen Medewerker, BOB-demat, Goedkeurder, Goedkeurder & beheerder en Enkel Sage Approval zijn enkel aanwezig wanneer de betreffende modules en producten aanwezig zijn in de licentie.

De lijst met bestaande gebruikers stelt de essentiële elementen voor het beslissen over de activering van een benoemde gebruiker voor onder de vorm van de volgende kolommen:

· Systeem: Dit vak is aangevinkt wanneer de gebruiker als Systeemgebruiker gedefinieerd werd via het gebruikersbeheer van BOBSystem.

· Onderhoud: Een gebruiker die als Onderhoud gedefinieerd werd, kan de applicatie BOBSystem gebruiken en heeft enkel toegang tot de Sage BOB 50 applicatie in Onderhoudsmodus.

Deze gebruiker gebruikt dus geen Sage BOB 50 credit.

· Medewerker (enkel wanneer prestatiebeheer beschikbaar is in de licentie): De Sage BOB 50 gebruiker wordt beschouwd als Medewerker en kan prestaties ingeven in BOB-presta.

· BOB-demat (enkel wanneer BOB-BOB-demat beschikbaar is in de licentie): Een gebruiker waarvoor het vak BOB-demat aangevinkt is, kan de werkomgeving BOB-demat gebruiken binnen Sage BOB 50.

Deze gebruiker gebruikt een BOB-demat credit.

· Goedkeurder (enkel wanneer Sage Approval beschikbaar is in de licentie): Een gebruiker met Goedkeurder-rechten kan documenten via Sage BOB 50 (tenzij anders aangegeven) en via de webinterface goedkeuren.

Deze gebruiker gebruikt dus een Approval credit en eventueel een Sage BOB 50 credit.

· Goedkeurder & beheerder (enkel wanneer Sage Approval beschikbaar is in de licentie): Dit vak kan enkel aangevinkt worden voor een Goedkeurder. Deze gebruiker kan bijkomend goedkeuringscircuits aanmaken/aanpassen.

· Enkel Sage Approval (enkel wanneer Sage Approval beschikbaar is in de licentie): Dit vak kan enkel aangevinkt worden voor een Goedkeurder. Deze gebruiker kan enkel documenten goedkeuren via de webinterface van Sage Approval.

Deze gebruiker gebruikt een Approval credit maar geen Sage BOB 50 credit.

· Laatste toegang: Datum van het laatste gebruik van een Sage BOB 50 applicatie.

Tip	Naast het vak Sel., kunnen enkel de gegevens die een Sage BOB 50 credit desactiveren aangepast worden, namelijk: de Onderhoud-gebruiker en de Goedkeurder.

Manuele configuratie van de benoemde gebruikers

De selectie van gebruikers kan op 3 verschillende manieren gebeuren:

1. Volledig manueel via het aanvinken van het vak Sel.

2. Gedeeltelijk automatisch door een bepaald aantal gebruikers te selecteren via het vak Sel. om daarna de knop te gebruiker voor het automatisch aanvullen in functie van de laatste toegang tot de Sage BOB 50 applicatie.

3. Volledig automatisch via de knop . Deze zal de gebruiker selecteren in functie van de laatste toegang tot de Sage BOB 50 applicatie. Wanneer er nog niet geselecteerde Goedkeurders voorkomen, zal Sage BOB 50 deze ook selecteren en hun de status Enkel Sage Approval toekennen.

Tip	De knoppen en laten respectievelijk toe om alle gebruikers te selecteren/deselecteren.

De selectie/deselectie van benoemde gebruikers zal automatisch het aantal gebruikte Sage BOB 50 credits bijwerken. Sage BOB 50 geeft via de pictogrammen en aan of het aantal actieve gebruikers conform is met de licentie.

Een geselecteerde gebruiker die een Sage BOB 50 credit gebruikt zal op een donkergroene achtergrond verschijnen in het raster, terwijl een geselecteerde gebruiker die geen Sage BOB 50 credit gebruikt, op een lichtgroene achtergrond verschijnt.

Eens de selectie van de benoemde gebruikers afgelopen is, wordt deze opgeslagen via de knop . Wanneer het aantal benoemde gebruiker niet groter is dan het aantal vastgelegd in de licentie, zal het welkomstscherm van Sage BOB 50 verschijnen.

In het andere geval verschijnt de volgende waarschuwing:

Het is dan mogelijk om het gebruikersbeheer te verlaten via de knop , waarna de toegang tot de applicatie BOB.exe onmogelijk is. De volgende keer dat deze applicatie uitgevoerd wordt, zal het scherm Beheer van de benoemde gebruikers weer verschijnen.

Via de knop wordt weer teruggekeerd naar het scherm Beheer van de benoemde gebruikers.