Printervriendelijke versie

INV – 007

Ingaven

Verzenden algemene voorwaarden

Hoe kan een bijkomend document met de algemene voorwaarden mee verstuurd worden bij het verzenden van een factuur via e-mail?

Wanneer een factuur uit het commercieel beheer in PDF-formaat naar een klant verzonden wordt via e-mail, is het mogelijk om een bijkomend PDF-bestand met bijvoorbeeld de algemene voorwaarden toe te voegen als bijlage in deze e-mail.

Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het transportdocument.

Opgelet

De stappen die hier beschreven worden vereisen enige kennis van het gebruik van ReportBuilder voor het opstellen van een lay-out met de algemene voorwaarden. Dit wordt niet verder uitgelegd in dit document.

 

Het verzenden van de algemene voorwaarden als bijkomend PDF-bestand gebeurt als volgt:

1.   De optie Opstellen transportdocument dient geactiveerd te worden (indien dit nog niet het geval is).

Commercieel beheer | Extra | Configuratie | Instellingen voor ingaven

 

2.   Een lay-out van het type Transportdocument (met de algemene voorwaarden) wordt hierna aangemaakt.

Commercieel beheer | Extra | Configuratie | Documentlay-out

Wanneer deze stappen uitgevoerd zijn, kan bij het ingeven van een factuur in Commercieel beheer van Sage BOB 50 gekozen worden voor de eerder aangemaakte lay-out met de algemene voorwaarden.

Commercieel beheer | WorKSpaces | Documenten klanten |

 

Opgelet

Het is belangrijk dat in de zone Aant. minstens één exemplaar opgegeven wordt voor het Transportdocument. Als deze zone leeg blijft, zal Sage BOB 50 dit interpreteren als 0 exemplaren en geen transportdocument toevoegen aan de e-mail.

 

De factuur kan vervolgens op de klassieke manier verder verwerkt worden.

Commercieel beheer | WorKSpaces | Documenten klanten |

Bij het Via e-mail verzenden van de factuur, zullen nu 2 PDF-bestanden bijgevoegd worden in de e-mail:

·      1 exemplaar van de factuur

·      1 exemplaar van het transportdocument dat de algemene voorwaarden bevat.

Commercieel beheer | WorKSpaces | Documenten klanten

 

Tip

Het is mogelijk om in elke factuur automatisch een lay-out voor het transportdocument te laten opnemen. Meer informatie hierrond bevind zich in de FAQB50INV003: Lay-out van transportdocument.