Als fiduciaire maakt u natuurlijk ook de btw-aangifte voor uw klanten op. Wist u dat u nog een stap verder kan gaan? Via Sage BOB 50 Expert kan u snel en eenvoudig uw klanten op de hoogte stellen van het aan de staat verschuldigde bedrag of van het bedrag dat ze zullen recupereren.
Deze extra dienstverlening kost u zelfs geen noemenswaardige extra inspanning, Sage BOB 50 Expert zorgt er voor dat u deze btw-brieven opstelt en verstuurt in slecht enkele muisklikken. U klanten zullen de meerwaarde die u hen levert zeker weten te appreciëren!
De werkwijze voor het verzenden van de btw-brieven bestaat uit de volgende stappen:
1. Instellen van het klantendossier
Sage BOB 50 laat toe om per klantendossier in te stellen of hiervoor een btw-brief verzonden zal worden of niet. Dit kan eenvoudig gebeuren via het tabblad Dossierbeheer van Sage BOB 50 Expert.
De werkwijze hiervoor is als volgt:
1. Via het tabblad Dossierbeheer wordt het scherm Beheer van BTW brieven geopend. Hier vindt u een fiche per klantendossier dat in de Belgische wetgeving gevoerd wordt.
2. Voor elk dossier waarvoor een btw-brief verzonden zal worden, dient het vak BTW brieven activeren aangevinkt te worden.
3. Vervolgens kan u de bijkomende Gegevens aanvullen. Hier kiest u de contactgegevens en de Verzendmethode voor de btw-brief. Als gekozen wordt voor Verzend per e-mail, dient natuurlijk de zone e-Mail aangevuld te worden.
4. Hierna kan de dossier-specifieke Betalingsinformatie voor het storten van het verschuldigde bedrag, ingevoerd worden. Deze informatie zal natuurlijk hernomen worden in de btw-brief. Wanneer de zone IBAN niet aangevuld wordt, zal het IBAN-nummer opgegeven in het gekozen activiteitendossier van de fiduciaire overgenomen worden. Wanneer de Mededeling niet opgegeven wordt, zal een mededeling samengesteld worden op basis van het btw-nummer van het klantendossier.
5. Ten slotte worden de in de fiche aangebrachte wijzigingen opgeslagen via de knop 
.
Eens de fiche voor elk klantendossier naar wens aangepast is, zijn de klantendossiers in principe klaar voor het verzenden van btw-brieven. Het kan echter nuttig zijn om de configuratie nog te verfijnen via de instellingen van het activiteitendossier. Deze instellingen worden verder beschreven.
2. Instellen van het fiduciaire dossier
In het voorgaande deel werden de instellingen per klantendossier besproken, hier worden de instellingen besproken die gelden voor het geheel van alle klantendossiers waarvoor een btw-brief opgemaakt zal worden.
De instellingen zijn beschikbaar in het scherm Opties van elk dossier. De configuratie gebeurt als volgt:
1. Eerst dient het scherm Opties geopend te worden op het tabblad BTW-brieven (Fiduciaire).
2. Hier kan het IBAN-rekeningnummer opgegeven worden dat voor alle btw-brieven gebruikt zal worden wanneer er geen specifiek nummer opgegeven werd bij de configuratie van het klantendossier.
3. Een aantal bijkomende opties die gedetailleerd beschreven worden in de Praktische gids: BTW-brieven kunnen hier verder gespecifieerd worden.
4. Wanneer de standaard lay-out voor de btw-brief niet voldoet aan uw wensen, kan u deze nog personaliseren dankzij de knop 
.
5. Ten slotte zal de knop 
de configuratie bevestigen.
Na het uitvoeren van de bovenstaande stappen is het instellen van de btw-brieven voltooid en kan overgegaan worden tot de verzending ervan.
3. Opmaken van de btw-aangifte
Bij de klantendossiers waarvoor de optie Beheer van BTW brieven geactiveerd werd, zal een bijkomend tabblad Betalingsinformatie aanwezig zijn bij de btw-aangifte.
Dit tabblad zal al grotendeels automatisch aangevuld zijn in functie van de eerder gekozen instellingen. De zones in dit tabblad zullen overgenomen worden op de btw-brief. Het volstaat dus om deze zones te controleren, waarbij eventuele manuele aanpassingen steeds mogelijk zijn. Eens de gegevens correct zijn, worden deze bevestigd door het aanvinken van het vak De gegevens zijn volledig en brieven kunnen afgedrukt worden.
Na deze bevestiging zal de btw-brief voor dit klantendossier afgedrukt of verzonden kunnen worden. Deze werkwijze dient herhaald te worden voor alle klantendossier waarvoor een btw-brief gewenst is.
4. Verzenden van de btw-brieven
Hoewel het mogelijk is om vanuit het scherm voor de btw-aangifte een btw-brief voor dit specifieke dossier te versturen, is het vaak nuttiger om de btw-brieven voor al uw klantendossiers in een keer te versturen. Het is deze werkwijze die hier aan bod zal komen.
1. Het verzenden van de btw-brieven zal gebeuren via het scherm BTW-brieven dat toegankelijk is via het menu Afdrukken onder het tabblad Dossierbeheer. Hiervoor dient eerst het gewenste activiteitendossier van de fiduciaire gekozen en bevestigd te worden, waarna het eigenlijke scherm voor de verzending zal verschijnen.
2. In het scherm BTW-brieven kan in het gedeelte Selectie gekozen worden voor welke aangifte periode de btw-brieven verzonden zullen worden, en is het mogelijk om een bijkomende beperking op het niveau van de verzendingswijze op te leggen.
3. Wanneer de Selectie bevestigd wordt via de knop 
, verschijnt een overzicht van alle dossiers met een Belgische wetgeving die voldoen aan de gemaakte Selectie. De dossiers waarvoor het niet mogelijk is om een btw-brief te versturen worden in het rood aangegeven en de exacte reden hiervoor wordt duidelijk gemaakt in de zone Info.
4. Indien nodig kan de keuze van de dossiers nog aangepast worden via het vak in de kolom Sel.
5. Ten slotte kunnen de btw-brieven voor de geselecteerde dossiers afgedrukt of verzonden worden via de knoppen 
en 
.
Na het uitvoeren van de bovenstaande stappen beschikt u over de afgedrukt btw-brieven of e-mails voor het verzenden naar uw klanten. U kan het scherm BTW-brieven nu natuurlijk afsluiten.