Printervriendelijke versie

Expert's corner 18: Handige hulpmiddelen voor het afsluiten van een boekjaar

Bij de jaarafsluitingen van uw dossiers, zal u als fiduciare ongetwijfeld een groot aantal controles uitvoeren om u te vergewissen van de boekhoudkundige correctheid van uw dossiers. Sage BOB 50 Expert kan u helpen bij deze controles.

Dankzij de boekhoudkundige audit en de financiële analyse komt u eventuele inconsistenties al snel op het spoor. Deze onregelmatigheden kan u hierna snel en eenvoudig oplossen door gebruik te maken van de automatische diverse posten die al in een vorig deel besproken werden.

Aangezien het gebruik van deze hulpmiddelen erg intuïtief is, zal hier een beknopt overzicht volgen van de meest gangbare functionaliteiten. Met deze informatie zal u ongetwijfeld de voor uzelf meest geschikte werkwijze kunnen bepalen.

  1. Boekhoudkundige audit
  2. Financiële analyse
  3. De afsluitingsverrichtingen

 

1. Boekhoudkundige audit

Via de boekhoudkundige audit kan u een handig dossier opstellen met hierin alle tests die u heeft uitgevoerd. Deze tests worden hier verder beschreven, samen met alle mogelijkheden om deze aan uw behoeftes aan te passen.

Alle keuzes die geboden worden door de boekhoudkundige audit worden verder in dit document verklaard. Het volstaat om de gewenste keuzevakjes aan te vinken en vervolgens zal de knop  een auditdossier opstellen. Dit dossier kan hierna, geheel volgens uw voorkeur, opgeslagen, afgedrukt of verzonden worden via de knoppen in het rechterdeel van het scherm.

 

De volgende onderwerpen kunnen toegevoegd worden aan het auditdossier:

Opgelet: een aantal van de controles in de audit, controleert de afpuntingssituatie op het einde van een periode. Om deze controles correct te laten verlopen, dient het Beheer afpuntingsdata actief te zijn in de Opties van het dossier.

Door een keuze te maken van alle controles die u nodig acht, kan u direct een volledig en overzichtelijk auditdossier opstellen en dit in een fractie van de tijd die u zou verliezen mocht u al deze tests manueel uitvoeren. Hierna kan u dit dossier ook nog delen in het formaat dat u wenst.

 

2. Financiële analyse

Dankzij de werkomgeving Financiële analyse wordt het kinderspel om de toestand van uw boekhouding voor een bepaalde periode te analyseren of om deze te vergelijken met een andere periode naar keuze. Het is zelf mogelijk om de verschillen tussen meerdere periodes procentueel aan te geven.

 

Hiervoor kiest u eerst het gewenste Schema uit de lijst bovenaan het scherm, waarna u beslist welke Periodes u wenst op te nemen in uw analyse. Ten slotte bevestigt u uw keuze met de knop  en de analyse zal verschijnen in het raster Resultaat onderaan het scherm.

U kan kiezen om dit Resultaat meer of minder gedetailleerd weer te geven via de knoppen  en , die toelaten om de verschillende niveaus in de analyse te vermeerderen of net te verminderen.

Voor een betere leesbaarheid kan u ook kiezen om de rekeningen en rubrieken met een nulsaldo te verbergen via de knop .

Op deze manier krijgt u natuurlijk een duidelijk overzicht van de gekozen periode, maar Sage BOB 50 Expert biedt meer, u beschikt ook over de mogelijkheid om periodes te vergelijken, om zo uw analysemogelijkheden nog uit te breiden.

Hiervoor klikt u op de knop  naast de titel Geavanceerde opties. Hierdoor krijgt u toegang tot tal van bijkomende vergelijkingsmogelijkheden. Zo beschikt u over de volgende keuzes:

Naast deze vergelijkingsmogelijkheden kan u uw analyse nog verder personaliseren:

Wanneer u de gewenste opties gekozen heeft, bevestigt u deze via .

Uw analyse kan nu gedeeld worden via de knoppen , en  onderaan het scherm.

Als afsluiting geven we u nog graag enkele nuttige tips mee:

Naast deze praktische functies, heeft u ook toegang tot alle automatische boekingen, waarmee u direct de situatie van een rekening kan aanpassen (Salderen van een rekening, Automatische overboeking,…). Zo kan u direct en zonder de werkomgeving te verlaten, ingrijpen en bijvoorbeeld een rekening die nog overgedragen moet worden (aangegeven door het pictogram ), regulariseren. Aarzel niet om onze Expert’s corner 17 te raadplegen voor meer informatie rond deze automatische verrichtingen.

 

3. De afsluitingverrichtingen

Ondernemingen willen steeds vaker een duidelijk en precies overzicht van hun financiële situatie, op een moment buiten de afsluitingsperiode. Hiervoor is het dan nodig om een tussentijdse afsluiting te doen, die soms zelfs zeer snel moet gebeuren. De automatische verrichtingen, die beschikbaar zijn via de financiële analyse, zullen de tijd die in beslag genomen wordt door deze tussentijdse afsluitingsboekingen, aanzienlijk beperken.

Een afsluiting, ongeacht deze tussentijds of op het einde van het boekjaar gebeurt, vereist een coherente boekhoudkundige situatie. Hiervoor zijn een aantal verrichtingen noodzakelijk, zoals bijvoorbeeld het overdragen van een rekeningsaldo in functie van het feit of dit een debet- of creditsaldo is en het toewijzen van overgedragen kosten en opbrengsten.

Automatische overdracht van rekeningsaldi en manuele overdracht van een rekeningsaldo

De automatische boekingen die in Expert’s corner 17 beschreven worden, laten u toe om deze overdrachten snel uit te voeren, ongeacht het nu om automatische overdrachten van meerdere saldo’s of om het manueel overdragen van een specifiek saldo gaat.

In dit eerste geval worden de rekeningen permanent verbonden via de configuratie van de rekeningfiches. De automatische verrichting zal op deze manier alle op deze manier geconfigureerde rekeningen verwerken.

 

Het is ook mogelijk om een specifieke rekening bij wijze van uitzondering te salderen. In dit geval kan u de te salderen rekening en de tegenrekening kiezen, waarna Sage BOB 50 Expert automatisch de juiste diverse post zal opstellen.

 

Verwerking van over te dragen/overgedragen kosten en opbrengsten

Een juiste verdeling van de over te dragen kosten en opbrengsten is noodzakelijk voor een correcte voorstelling van het (tussentijdse) resultaat van een onderneming. De manuele verwerking van deze verrichtingen kan veel tijd in beslag nemen. Sage BOB 50 Expert laat echter toe om deze handelingen automatisch uit te voeren. Zo beschikt u niet alleen over een hulpmiddel dat automatisch de diverse post opstelt voor het boeken van het over te dragen gedeelte naar de overdrachtsrekeningen, maar ook het toewijzen van de overdrachten aan de juiste periode voor zijn rekening neemt. Bijkomend is er steeds een opvolging en controle van deze verrichting mogelijk.

De Expert’s corner 15 behandelt de over te dragen kosten en opbrengsten in meer detail. Hier vindt u alle informatie voor een correct gebruik van deze functie.