Voor een onderneming die wel eens aan- of verkopen en betalingen in vreemde valuta uitvoert, kan de boekhouding bepaalde uitdagingen bieden. Zo zijn er bijvoorbeeld de steeds veranderende wisselkoersen, die bovendien ook nog eens kunnen verschillen naargelang het type verrichting: aankopen of verkopen.
Om het hoofd te bieden aan deze uitdagingen, voorziet Sage BOB 50 Expert in alle functionaliteiten die noodzakelijk zijn voor een vlot beheer van vreemde valuta. Dit document zal u helpen om de ideale werkwijze voor uw dossier uit te stippelen. Voor meer gebruiksgemak werd deze informatie opgesplitst in meerdere delen:
1. De verschillende soorten valuta in het dossier
Sage BOB 50 Expert beheert verschillende soorten valuta, die elk een andere rol vervullen in de boekhouding. Zo zijn er:
Tip: De Alternatieve valuta en de bijhorende koers kan aangepast worden via de Algemene instellingen van het dossier. Meer informatie rond dit onderwerp vindt u aan het einde van dit document.
De eerste stap bij het gebruik van één of meerdere vreemde valuta in een dossier, is het activeren van de desbetreffende instelling in het scherm Opties.
Vervolgens kan u kiezen welke wisselkoersen gebruikt zullen worden in uw dossier. In het submenu Standaardtabellen van het menu Bestand in BOBSystem, kiest u voor Valuta’s.
Via het punt Valutakoers onder het menu Bestand, kan u de verschillende wisselkoersen instellen. U dient enkel de juiste fiche te kiezen om de gewenste koers toe te voegen.
Tip: als de gewenste valuta niet aanwezig is in de lijst, gebruikt u de knop 
om een volledige lijst van alle valuta te tonen. Hierna maakt u de fiche Zichtbaar in het dossier. Deze actie zal de valuta ook zichtbaar maken in al uw andere dossiers.
Eens op de juiste fiche, geeft u de wisselkoers in via de knop 
. Sage BOB 50 Expert houdt voor elk dossier een historiek van alle ingegeven koersen bij.
Tip: Bij het bepalen van de te gebruiken wisselkoers, zal Sage BOB 50 Expert steeds rekening houden met 2 factoren, enerzijds de Koersdatum, de koers die het dichts bij de ingavedatum van het document ligt, zonder deze te overschrijden, wordt gebruikt en anderzijds het documenttype, bij aankoopdocumenten wordt de Aankoopkoers gebruikt, terwijl bij verkoopdocumenten de Verkoopkoers van kracht is.
Wanneer u alle valuta ingesteld heeft zoals u dat wenst, kan het gebruik ervan bij de ingaven beginnen. Wanneer u achteraf toch nog zou wensen om de wisselkoersen aan te passen, kan u dit rechtstreeks in het raster van de gewenste valuta doen.
Voor de ingaven met vreemde valuta kunnen er enkele grote groepen onderscheiden worden, namelijk de aan- en verkopen met bijhorende creditnota’s, financiële boekingen en diverse posten.
Al deze verrichtingen worden hier besproken.
Bij al deze documenten volstaat het om de gewenste valuta te kiezen in de zone Valuta. Hierna wordt de eerder opgegeven Koers automatisch aangevuld. Het totale bedrag voor het document dient ten slotte ingegeven te worden de zone Val. bedr.
Eens het totale bedrag in valuta ingegeven werd, zal het Bedrag in (basisvaluta) automatisch berekend en ingevuld worden. Vanaf dit moment zal de boeking zich op de klassieke manier gedragen.
Een klein verschil is echter zichtbaar in het detail van de boeking: zowel de bedragen in vreemde valuta als in de basisvaluta zijn zichtbaar.
Tip: De Koers die gebruikt wordt is natuurlijk deze die eerder ingesteld werd tijdens de configuratie van de valuta (Aankoopkoers en Verkoopkoers naargelang het type document). Deze Koers kan ook manueel aangepast worden in de hoofding van de ingave. Bovendien kan een valuta aan een derde verbonden worden (via de fiche), zodat de zone Valuta in de ingave automatisch aangevuld wordt.
Net zoals bij de aan- en verkoopboekingen, kan een betaling in vreemde valuta ingeboekt worden in een financieel dagboek. Hierbij dient echter een onderscheid gemaakt te worden tussen dagboeken in de basisvaluta waar een (occasionele) boeking in vreemde valuta kan voorkomen en dagboeken die uitsluitend voorbehouden zijn voor boekingen in een bepaalde valuta.
Dagboeken in basisvaluta
Bij deze dagboeken is geen bijkomende configuratie vereist, het volstaat om het Valutabeheer te activeren voor het dossier.
Voor de ingave van een betaling in een vreemde valuta volstaat het om de gewenste valuta te kiezen in de zone Val. Vervolgens zal de Koers automatisch aangevuld worden in functie van de eerder gemaakte keuzes bij de configuratie van de valuta (deze kan wel nog manueel aangepast worden). Het uiteindelijke bedrag in valuta geeft u aan in de zone Bedr. Val.
Sage BOB 50 Expert zal automatisch het Bedrag naar de basisvaluta omrekenen en weergeven. De boeking kan nu op de klassieke manier verdergezet worden.
Opgelet! Het Beginsaldo en Eindsaldo worden uitgedrukt in de basisvaluta.
Dagboeken in vreemde valuta
Wanneer een financieel dagboek gekoppeld werd aan een bankrekening in vreemde valuta, dient dit dagboek ingesteld te worden met deze valuta. In dit geval wordt gesproken over een dagboek in valuta. Deze instelling zal plaatsvinden tijdens het aanmaken van het dagboek. Het volstaat hiervoor dat u de gewenste valuta opgeeft in de fiche van het dagboek. Eens een ingave in het dagboek plaatsgevonden heeft, kan u de valuta niet meer aanpassen.
Bij de financiële ingave kan u nu de zone Val. niet langer aanpassen, deze blijft geblokkeerd op de gekozen valuta. De Koers zal automatisch aangevuld worden in functie van de eerder gemaakte keuzes bij de configuratie van de valuta (deze kan wel nog manueel aangepast worden). Het uiteindelijke bedrag in valuta geeft u aan in de zone Bedr. Val.
Sage BOB 50 Expert zal automatisch het Bedrag naar de basisvaluta omrekenen en weergeven. De boeking kan nu op de klassieke manier verdergezet worden.
Opgelet! Het Beginsaldo en Eindsaldo worden uitgedrukt in de vreemde valuta.
Diverse posten
Ook bij het ingeven van diverse posten verschilt de werkwijze haast niet van de klassieke manier van werken. Voor elke boekingslijn vult u de zone Valuta aan met de gewenste valuta. De Koers zal automatisch aangevuld worden in functie van de eerder gemaakte keuzes bij de configuratie van de valuta (deze kan wel nog manueel aangepast worden). Het uiteindelijke bedrag in valuta geeft u aan in de zone Bedr. Val.
Sage BOB 50 Expert zal automatisch het Bedrag naar de basisvaluta omrekenen en weergeven. De boeking kan nu op de klassieke manier verdergezet worden.
4. Raadplegen en afdrukken in valuta
Het gebruik van vreemde valuta zal geen wezenlijke invloed uitoefenen op het raadplegen en afdrukken van de gegevens uit uw boekhouding.
Bij het raadplegen zullen de meeste historieken en overzichten nu een aantal extra kolommen voor de weergave van de gebruikte valuta en het overeenstemmende bedrag bevatten.
Ook bij de afdrukken is het verschil met klassieke werkwijze eerder beperkt, bij bepaalde afdrukken zal de mogelijkheid bestaan om de valuta-informatie mee af te drukken of om de gegevens per valuta te scheiden.
5. Bijkomende functionaliteiten
Wanneer er verschillende valuta gebruikt worden in een dossier, dient te worden bepaald of het noodzakelijk is om documenten met verschillende valuta met elkaar af te punten of niet. Sage BOB 50 Expert biedt de mogelijkheid om een dergelijke afpunting toe te laten, mits de juiste optie aangevinkt is.
Het gaat hier om de optie Afpunten van multi-valuta die zich bevindt onder de Algemene opties voor de Boekhouding.
Als deze optie niet geactiveerd is, zullen enkel documenten met eenzelfde valuta met elkaar afgepunt kunnen worden. In het andere geval verschijnt een melding.
Een tweede factor waar rekening mee gehouden dient te worden, is het variabele karakter van de wisselkoersen voor valuta. Wanneer u bijvoorbeeld een aankoop verricht in GBP bestaat de kans dat op een bepaald moment in de tijd de waarde van deze aankoop in EUR niet meer dezelfde is als op het moment van de aankoop, net door de variërende wisselkoersen.
Sage BOB 50 Expert laat echter toe om hier een mouw aan te passen. Via de functionaliteit Herwaardering v/d boekingen in vreemde valuta is het mogelijk om een diverse post op te stellen die er voor zal zorgen dat, voor de nog openstaande posten in valuta, het bedrag in EUR geregulariseerd zal worden aan de hand van de koers op een gekozen datum.
Het aanmaken van deze diverse post en de afpuntingen die hiermee gepaard gaan, gebeuren volledig automatisch in Sage BOB 50.
Een praktisch voorbeeld toont de werking van deze functionaliteit aan: Een aankoop gebeurde aan het begin van de maand, in GBP met een bepaalde wisselkoers.
Tijdens deze maand wordt de wisselkoers voor de GBP aangepast. Hierdoor zal het bedrag in GBP van de aankoop natuurlijk niet veranderen, het equivalent ervan in EUR zal dit echter wel doen. Om deze waarde in EUR correct te laten herberekenen kan u de Herwaardering v/d boekingen in vreemde valuta (in het menu Verwerking) gebruiken.
Eens u de gewenste datum voor het bepalen van de koers en de valuta gekozen hebt, volstaat het om te specifiëren of u deze actie voor uw Klanten, Leveranciers en/of Algemene rekeningen wil laten plaatsvinden. Tot slot vult u de gegevens voor de Boeking (Dagboek, Periode,…) aan. Een <Klik> op de knop onderaan het scherm zal hierna de juiste diverse post aanmaken.
Na verwerking van deze diverse post, zal u zien dat de nodige afpuntingen plaatsvonden en dat hierdoor het nog openstaande saldo in EUR aangepast werd aan de koers op de gekozen datum.
Zoals al vaker aangehaald in dit document, heeft de alternatieve valuta enkel een informatieve waarde. Bedragen in alternatieve valuta worden nooit opgeslagen in uw dossier, ze worden enkel weergegeven op het scherm of bij een afdruk om u toe te laten een snelle vergelijking te maken tussen de basisvaluta in het dossier en de gekozen alternatieve valuta.
Een voorbeeld zal deze functie verduidelijken. Hierbij wordt uitgegaan van een onderneming die haar boekhouding voert in EUR, maar waarbij het moederbedrijf gebruik maakt van GBP.
Tip: Hoewel in dit voorbeeld gebruik gemaakt wordt van de leveranciershistoriek, geldt dezelfde werkwijze voor het merendeel van de raadplegingen en afdrukken.
De Alternatieve valuta die ingesteld werd in de Algemene instellingen voor het dossier is in dit voorbeeld de GBP met een Koers van 0,8441.
Wanneer een medewerker van het moederbedrijf vraagt om bepaalde derdengegevens te bekijken, zal het voor hem makkelijker zijn om zich een beeld te vormen in GBP in plaats van EUR. Hier komt de alternatieve valuta in het spel.
Opgelet: de bedragen in alternatieve valuta worden steeds omgerekend aan de hand van de Koers in de Algemene instellingen. Er wordt dus geen rekening gehouden met de wisselkoersen ingegeven bij de boekhouding.
Een eenvoudige <Klik> op de knop 
zal de bovenstaande leveranciershistoriek weergeven in GBP. Uw collega kan zich hierdoor een beter beeld vormen van de informatie, zonder dat er ook maar enige aanpassing in de boekhouding nodig was. Een tweede <Klik> op de knop zal weer terugkeren naar de weergave in EUR.
Opgelet: Omdat het hier om een louter informatieve functie gaat, bestaat de mogelijkheid dat er kleine afrondingsfouten plaatsvinden waardoor het mogelijk is dat het evenwicht in boekingen of balansen verloren gaat. Dit vormt echter geen probleem omdat het hier louter om een weergave gaat, de boekhoudkundige gegevens worden niet effectief aangepast.
Ook wanneer uw collega een afdruk wenst van deze informatie, komt de alternatieve valuta ter hulp. Bij de meeste afdrukken kan gekozen worden om de gegevens uit te drukken in de alternatieve valuta, natuurlijk weer zonder de gegevens effectief aan te passen.
