Het beheren van uw vaste activa, de bijhorende afschrijvingen, tegenboekingen, waardeverminderingen enz. kan een tijdrovende bezigheid zijn. Zoals zo velen gebruikt u waarschijnlijk een Excel-bestand voor deze taak.
U bent echter een boekhouder of accountant en het opstellen van complexe formules en Excel-werkbladen behoort natuurlijk niet tot uw vakgebied. Daarom zal dit document u helpen om alle informatie rond uw vaste activa die dit Excel-bestand bevat, in te lezen in Sage BOB 50 Expert, zodat u vanaf nu alle boekingen voor uw vaste activa in een handomdraai opstelt. Voor meer gebruiksgemak werd deze informatie opgesplitst in meerdere delen:
1 Importeren van de gegevens
2 Boekhoudkundige overeenstemming controleren
3 Correcties / wijzigingen uitvoeren
Het importeren van het Excel-bestand met de vaste activagegevens, ook wel afschrijvingstabel genoemd, zal niet enkel de signaletiekfiches voor de vaste activa aanmaken, ook de bedragen voor al eerder uitgevoerd afschrijvingen en/of tegenboekingen worden in rekening gebracht.
De werkwijze voor deze import bestaat uit een aantal stappen:
1. Het voorbereiden van het Excel-bestand (optioneel).
2. Het importeren van het Excel-bestand.
3. Verifiëren/aanpassen van de geïmporteerde gegevens.
Het volstaat om over een Excel-bestand te beschikken waar op elke lijn de gegevens voor een bepaald vast actief bevat. Aangezien u uw vaste activa al via Excel beheert, zal u waarschijnlijk al over een dergelijk bestand beschikken of kan u uw bestaande bestand met enkele muisklikken omvormen.
Het importeren van het Excel-bestand gebeurt via het scherm Recuperatie van bestaande tabel.
Het importeren zal via een tweetal stappen gebeuren:
· Het kiezen van het gewenste boekjaar en het gewenste Excel-bestand.
· Het verbinden van de gegevens uit het Excel-bestand met de elementen van de module Vaste activa.
Het is natuurlijk erg belangrijk dat het juiste Excel-bestand in het correcte boekjaar geïmporteerd wordt. Daarom dient het Openingsboekjaar gekozen te worden.
Opgelet! Het Openingsboekjaar is het eerste boekjaar waarvoor de afschrijvingen en andere verrichtingen voor de vaste activa uitgevoerd zullen worden via de module Vaste activa van Sage BOB 50 Expert en niet het jaar van de aanschaf van de vaste activa.
Hierna
zal knop 
zal het scherm
Import vaste activa openen.
In
dit scherm zal via de knop 
het gewenste Excel-bestand
geopend en ingelezen worden.
Het volstaat nu om de verschenen gegevens uit het Excel-bestand te verbinden aan de gegevens uit Sage BOB 50 Expert, zoals beschreven wordt in het volgende punt.
Eens het Excel-bestand geopend is in het scherm Import vaste activa, kan u beginnen met het verbinden van de gegevens uit het Excel-bestand aan de elementen voor de module Vaste activa.
Het correcte werkblad van het Excel-bestand dient gekozen te worden via de lijst Blad, waarna het aantal titellijnen aangegeven wordt, samen met de lijn waarop de effectief te recupereren gegevens beginnen. Dit gebeurt via de zones Titellijn en Recuperatie vanaf.
Het eigenlijke verbinden gebeurt in het gedeelte Overeenkomst van de kolommen, waar aan alle gegevens die noodzakelijk zijn voor Sage BOB 50 Expert, een Waarde uit het Excel-bestand toegekend wordt.
Tip Het is
mogelijk om de gemaakte verbindingen als een bestand op te slaan via de knop 
. Dit heeft als voordeel dat bij een eventuele volgende import de
eerder gemaakte verbindingen weer makkelijk ingeladen kunnen worden via de knop
.
Ten slotte zal de knop 
de gegevens importeren in het scherm Recuperatie
van bestaande tabel en het huidige scherm afsluiten.
Tip Voor meer informatie is er ook de Praktische gids Import van Excel gegevens, beschikbaar via de website.
Eens de gegevens rond de vaste activa geïmporteerd zijn, kunnen deze nog steeds aangepast worden in het scherm Recuperatie van bestaande tabel.
U moet enkel de gewenste lijn aanklikken om de gegevens rechtstreeks aan te passen in het raster of via de zones in het onderste deel van het venster.
Tip De knop 
bij de Methode, toont een lijst van de
meest gebruikte afschrijvingsmethodes, gebaseerd op de (instellingen van de)
vaste activarekening.
Om de wijzigingen op te slaan, volstaat het om een andere lijn dan de huidige aan te klikken.
Als alle gegevens gecontroleerd zijn,
worden deze bevestigd via de knop 
.
Na het bevestigen zullen de vaste activafiches aangemaakt worden en zal de module Vaste activa beschikken over alle nodige afschrijvingsgegevens.
U za ook een blauwe lijn voor de periode ** van het boekjaar terugvinden in de werkomgeving Beheer van de vaste activa en kan vanaf nu op de klassieke manier uw vaste activa beheren in Sage BOB 50 Expert.
Na het importeren van alle vaste activagegevens in Sage BOB 50 Expert, is het sterk aangeraden om de overeenstemming tussen deze gegevens en de al eerder ingegeven boekhoudkundige verrichtingen voor de vaste activa te controleren.
Dit kan zeer eenvoudig gebeuren via de Boekhoudkundige audit onder het menu Expert.
Via de controle Coherentie vaste activarekeningen / historieken wordt een vergelijkende tabel van de al ingeboekte gegevens in de boekhouding en de net geïmporteerde gegevens opgesteld.
Als er een verschil is tussen uw eerder uitgevoerde boekingen voor de vaste activa (kolom Bew. boekhoudhistoriek) en de geïmporteerde gegevens (kolom Bew. vaste activa historiek) zal dit duidelijk aangegeven worden in de kolom Verschil.
Het corrigeren van deze verschillen wordt in het volgende punt besproken.
Als u nog correcties of aanpassingen wil doorvoeren, volstaat een <Dubbele klik> op de openingsperiode in de werkomgeving Beheer van de vaste activa.
Als de Expertmodus actief is, kan u
via de knop 
zowel de aanschafwaarde (zone Vaste
activa), de al uitgevoerde afschrijvingen (zone Afschrijving) als de
Afschrijvings- en Dotatierekening aanpassen voor het
geselecteerde goed.
Op deze manier kan u ervoor zorgen dat de in Sage BOB 50 Expert beheerde historiek van uw vaste activa volledig overeenstemt met de boekingen die u al eerder uitvoerde aan de hand van uw Excel-bestand.
Vanaf nu kan u zonder problemen uw vaste activa beheren met Sage BOB 50 Expert!