Expert's corner - 23
Deze Expert's corner zal het werken met de vaste activa in Sage BOB 50 Expert verklaren. Van de aankoop tot het afschrijven, zonder natuurlijk de configuratie te vergeten, alle onderdelen zullen hier aan bod komen.
Voor meer gebruiksgemak wordt dit document opgesplitst in verschillende onderdelen:
• Aanschaf
Er zijn verschillende mogelijkheden om het gedrag van de module Vaste activa te personaliseren binnen Sage BOB 50 Expert. De mogelijkheden kunnen opgesplitst worden in het Standaardgedrag en de Instellingen van het boekhoudplan.
Alvorens te beginnen met het gebruik van de Vaste activa in Sage BOB 50 Expert, is het een goed idee om even te overlopen welke standaardinstellingen mogelijk zijn, om zo eventuele overbodige handelingen te vermijden. Het is namelijk zo dat aan een aantal gedragingen van uw vaste activa een standaardwaarde toegekend kan worden via de Opties.
Het is niet de bedoeling om alle instellingen punt na punt te overlopen in dit document, enkel de meest courant gebruikte mogelijkheden zullen aangehaald worden.
Algemene configuratie | 
| Vaste activa
Hier vindt u een aantal vragen die u zichzelf kan stellen alvorens te beginnen met het instellen van de Vaste activa in Sage BOB 50 Expert:
• Uw vaste activa zullen opgeslagen worden onder de vorm van een aantal fiches (net zoals klanten, leveranciers, enz.) Als u wenst dat elke nieuwe fiche een volgnummer als referentie krijgt, vinkt u het vak Automatische nummering aan. U kan natuurlijk steeds een meer sprekende omschrijving toevoegen aan elke fiche.
• Als u wil dat uw vaste activa niet steeds manueel geactiveerd moeten worden, om voor te komen in de berekeningen van de afschrijvingen, vinkt u Goederen automatisch activeren aan. Deze optie is zeer nuttig en kan ervoor zorgen dat u nieuwe vaste activa niet vergeet te activeren.
• Als u voor uw vaste activa in het eerste boekjaar steeds het bedrag voor het volledige boekjaar afschrijft (en niet pro rata in functie van de aankoopdatum), kan u best Volledige annuiteit aanvinken. Natuurlijk kan deze keuze achteraf nog aangepast worden in de fiche.
• U kan ervoor kiezen om, wanneer de berekende afschrijving van een goed voor een boekjaar erg laag zou zijn, dit bedrag toe te voegen aan de afschrijving voor het voorgaande boekjaar. Hiervoor moet u bij Minimaal af te schrijven saldo het percentage van de aanschafwaarde opgeven. Als de afschrijving voor een boekjaar onder dit percentage ligt, wordt deze automatisch toegevoegd aan het voorgaande boekjaar.
• Wenst u over te schakelen naar een lineaire afschrijvingsmethode wanneer het degressief afgeschreven bedrag lager ligt dan het lineaire? Dan vinkt u Automatische overgang naar lineair aan.
• Wil u een plafond instellen voor het maximale bedrag dat per boekjaar voor een goed kan afgeschreven worden? Dat kan via de lijsten bij Limiettype, waar u een percentage (%) van de restwaarde of de aanschafwaarde kan instellen als maximum.
• Als u ten slotte meer controle wil over de aangemaakte diverse posten voor de afschrijvingen, kan u deze personaliseren via de rubriek Aanmaken diverse posten. Hier kiest u het Dagboek voor de diverse posten dat standaard zal worden voorgesteld en vinkt u het vak Detail per vaste activa aan, als u verkiest dat er geen hergroepering van de bewegingen op de boekingsrekeningen plaatsvindt in de diverse post. Tot slot kan u kiezen om een (gestructureerde) Opmerking mee te geven aan de diverse posten voor de verschillende mogelijke verrichtingen.
Wanneer u de module Vaste activa voor de eerste maal gebruikt, zal Sage BOB 50 Expert u voorstellen om uw boekhoudplan in te stellen. Als u dit niet gedaan heeft, kan u dit scherm altijd weer oproepen via het menupunt Instellingen van het boekhoudplan onder het menu Extra van de module Vaste activa.
Vaste activa | Extra | Instellingen van het boekhoudplan
In dit scherm kiest u de boekingsrekeningen die standaard voorgesteld worden voor alle mogelijke verrichtingen. U kan deze rekeningen instellen per rubriek, via het tabblad Rubriek - Rekening per default. Als het nodig is om de instellingen van het boekhoudplan te verfijnen, gebruikt u het tabblad Instell. rek., waar u per vaste activarekeningrekening kan instellen welke de te gebruiken afschrijvings-, dotatie- en uitzonderlijke afschrijvingsrekeningen zullen zijn voor een goed geboekt op deze vaste activarekening.
Uiteraard zijn dit slechts de instellingen voor de standaard voorgestelde rekeningen, ze kunnen nog steeds aangepast worden in de fiches van uw vaste activa.
Alle vaste activa in uw onderneming beschikken over een eigen, unieke vaste activafiche. Op deze fiche bevindt zich alle noodzakelijke informatie voor het berekenen van de verrichtingen voor vaste activa.
Deze fiche kan manueel opgesteld worden of kan door Sage BOB 50 Expert aangemaakt worden aan de hand van een aankoopfactuur. In beide gevallen dienen er natuurlijk ook manuele aanvullingen te gebeuren.
Bij wijze van voorbeeld wordt hier de procedure voor het aanmaken van een fiche via een aankoop getoond.
Wanneer een aankoop geboekt wordt op een rekening van de klasse 2, zal automatisch het venster Informatie vaste activa verschijnen. Via de knop 
wordt aan de hand van dit scherm een vaste activa fiche aangemaakt, die al gedeeltelijk aangevuld is met de informatie uit de factuur.
|
Tip |
Als er geen aankoopfactuur opgemaakt werd, kan de fiche ook aangemaakt worden via de knop |
Boekhouding & Financien | WorKSpaces | Beheer van de ingaven | Aankoop
Een aantal gegevens dienen verplicht opgenomen te worden in de vaste activafiche. Deze worden nu overlopen per tabblad van de fiche:
Vaste activa | Bestand | Vaste activa | Fiche
• Eerst en vooral dient elke fiche een duidelijke Omschrijving te bevatten.
• Tabblad Beschrijving: Als dit nog niet het geval is, dienen de V.A rekening (rekening van de klasse 2 voor de vaste activa), de Aanschafwaarde en Aankoopdatum aangevuld te worden. De afschrijvingsmethode wordt vervolgens bepaald via de zones Methode, Tarief (afschrijvingspercentage) en Begin (periode voor de eerste afschrijving). Ten slotte moet de keuze gemaakt worden tussen het afschrijven met Volledige annuïteit of Prorata. Bij deze laatste optie wordt een tijdsperiode gebaseerd op de Aankoopdatum voorgesteld, maar deze kan steeds aangepast kan worden.
• Tabblad Diversen: Hier wordt weergegeven welke boekingsrekeningen gebruikt zullen worden bij de verrichtingen voor de vaste activa. Deze informatie is gebaseerd op de eerder gemaakte Instellingen van het boekhoudplan. Deze rekeningen kunnen manueel gewijzigd worden door het aanvinken van het vak Specifieke rekeningen. Ten slotte kan onderaan dit tabblad de Informatie rond de aankoop ingegeven of gewijzigd worden.
Eens de fiche vervolledigd is, kunnen alle afschrijvingsverrichting voor de vaste activa uitgevoerd worden, zoals verder beschreven in dit document.
In dit deel komen de afschrijvingen aan bod, zonder natuurlijk het berekenen van de dotatie (jaarlijks af te schrijven bedrag) en het boeken van de diverse post(en) te vergeten.
|
OPGELET |
Voor alle handelingen die hier beschreven worden, dienen de vaste activa geactiveerd te zijn. Een niet geactiveerd goed zal in geen enkel scherm of berekening voorkomen. Als u de optie Goederen automatisch activeren aangevinkt hebt, zal de activering automatisch gebeuren. Niet geactiveerde vaste activa kunnen steeds manueel geactiveerd worden via het punt Activering nieuwe aankopen van het menu Ingaven in het tabblad Vaste Activa. |
Het berekenen van de dotatie dient steeds de eerste stap te zijn na het aanschaffen van een nieuw goed of aan het begin van een nieuw boekjaar. Het is namelijk op dit moment dat het af te schrijven bedrag voor het boekjaar bepaald wordt. Deze dotatie zal later nodig zijn om het bedrag voor elke periodieke afschrijving van de vaste activa te berekenen.
Het berekenen van de dotatie vindt dus best plaats na het aanmaken van één of meerdere nieuwe vaste activafiches en bij het begin van een nieuw boekjaar. De berekening gebeurt via de knop 
in de werkomgeving Beheer van de vaste activa.
Vaste activa | WorKSpaces | Beheer vaste activa
Eens de dotatie berekend is, kan het afschrijvingsproces verdergezet worden.
|
Tip |
Het is mogelijk om de jaarlijkse dotaties te raadplegen via een <dubbele klik> op de blauwe lijn voor het gewenste jaar in de werkomgeving Beheer van de vaste activa. |
Sage BOB 50 Expert heeft een erg flexibel systeem voor de periodieke afschrijvingen. U kan bijvoorbeeld slechts één maal per jaar de afschrijving berekenen en boeken, in dit geval zal het volledige bedrag van de dotatie afgeschreven worden in periode 12. U kan ook maandelijks afschrijven, waarbij er voor elke periode 1/12 van de dotatie afgeschreven wordt. Ten slotte kan u ook een periode kiezen en de afschrijving uitvoeren, het afgeschreven bedrag zal dan berekend worden in functie van de gekozen periode (bijvoorbeeld 5/12 van de dotatie in periode 5). In het voorbeeld dat u verder in dit document vindt, ziet u ook hoe de afschrijvingen gebeuren voor het boekjaar waarin het goed aangeschaft wordt en hoe de dotatie verdeeld wordt over de resterende periodes.
Zoals u ziet zal u steeds uw gading vinden, ongeacht de afschrijvingsperiodiciteit die u verkiest.
Het afschrijven zelf gebeurt via de knop 
in de werkomgeving Beheer vaste activa, waarna u de gewenste periode kiest en het berekenen van de afschrijvingen bevestigt.
Vaste activa | WorKSpaces | Beheer vaste activa
De berekende afschrijving zal duidelijk zichtbaar zijn in het raster. Er is zelf een voorbeeld van de boekingslijnen beschikbaar.
Vaste activa | WorKSpaces | Beheer vaste activa
|
Tip |
De afschrijving van 22,22 Euro kwam als volgt tot stand: De Methode voor het Bureau is Lineair 20% en het aankoopbedrag is 1000 Euro. In de fiche werd gekozen voor Volledige Annuïteit, dus de jaarlijkse dotatie is 20% * 1000 Euro, oftewel 200 Euro. In de fiche werd ook aangegeven dat het afschrijven begint in 04/2017, waaruit volgt dat de dotatie wordt verdeeld over de 9 resterende periodes in het boekjaar. Hieruit kan geconcludeerd worden dat er tot het einde van het boekjaar voor elke periode 1/9 van 200 Euro afgeschreven wordt, oftewel 22,22 Euro. |
Zoals u ziet, het berekenen van de afschrijving voor een gewenste periode verloopt zeer eenvoudig en bijna volledig automatisch. Het enige dat u rest is de afschrijvingsboeking op te maken en te verzenden naar de boekhouding. De werkwijze hiervoor wordt in het volgende deel beschreven.
Wanneer de afschrijvingen voor een periode berekend werden, dient de hieruit voortgekomen diverse post opgenomen te worden in de boekhouding. Dit is zeer eenvoudig in Sage BOB 50 Expert. Het volstaat om de gewenste periode in de werkomgeving te openen via een <dubbele klik>, om daarna de diverse post op te stellen via de knop 
.
Vaste activa | WorKSpaces | Beheer vaste activa
Eens u tevreden bent met instellingen, kan u het aanmaken van de diverse post activeren via de knop 
. Sage BOB 50 Expert toont u de boeking (zowel gedetailleerd als gehergroepeerd per boekingsrekening) die uitgevoerd zal worden, zodat u deze nog kan controleren.
Vaste activa | WorKSpaces | Beheer vaste activa | 
| 
Tot slot kan u de diverse post naar de tijdelijke dagboeken van boekhouding verzenden via de knop 
.
|
Tip |
Het doorsturen van een gedetailleerde diverse post of een diverse post gehergroepeerd per boekingsrekening, is afhankelijk van de eerder gemaakte keuze bij de Opties. |
In de werkomgeving Beheer van de vaste activa wordt duidelijk aangegeven (via het pictogram in de eerste kolom) dat de afschrijvingen geboekt werden. In de boekhouding zal nu ook de diverse post zichtbaar zijn. Deze moet enkel nog gecentraliseerd worden.
Vaste activa | WorKSpaces | Beheer vaste activa
Boekhouding & Financien | WorKSpaces | Beheer van de ingaven | Diverse posten
|
OPGELET |
Wanneer wijzigingen gemaakt worden in de boekhouding zal dit niet automatisch doorgevoerd worden in de vaste activa of omgekeerd. U dient daarom voorzichtig te zijn wanneer u achteraf wijzigingen aanbrengt in één van beide modules, om te voorkomen dat u een onevenwicht veroorzaakt. |
Meer specifieke verrichtingen zoals het tegenboeken, uitboeken, wijzigen van methode of rubriek, enz. zullen in een volgende Expert's corner behandeld worden. U kan echter nu al terecht op het Online Help Center voor talrijke FAQ's rond deze onderwerpen.
in de menubalk van de Vaste activa. Deze dient dan manueel aangevuld te worden. De werkwijze blijft identiek aan deze die hieronder beschreven wordt.